Mensen · Organiseren tot Schalen
Het functioneringsgesprek
Je voert een gesprek over iemands werk waarin niets een verrassing is en alles op papier komt.
Handig om eerst te lezen: Een rol met een doel, De A-player matrix, De 1-op-1
Herken je dit?
- Je ziet op tegen de gesprekkenronde, en je medewerkers ook.
- Je vult het formulier de avond ervoor in, op gevoel.
- In het gesprek zegt hij dat hij het niet met je eens is, en je weet niet goed hoe verder.
- Een halfjaar later weet niemand meer wat er is afgesproken, en er ligt niets op papier.
Voor wie en wanneer
Voor ondernemers en leidinggevenden die een of twee keer per jaar met iedere medewerker terugkijken, en voor wie dat nu een uur op gevoel is. Het speelt zodra je niet meer zelf naast iedereen werkt en een ander het werk van je mensen beoordeelt. Het werkt pas als er een vastgestelde rol ligt en er tussendoor 1-op-1's zijn geweest.
Het model
Een functioneringsgesprek kijkt een of twee keer per jaar terug op het werk, in twee richtingen: hoe doet hij het, en wat heeft hij nodig, ook van jou? Het is geen beoordeling. Een beoordeling heeft gevolgen voor salaris of contract, en die voer je apart. Zeg vooraf welke van de twee het is, anders verdedigt hij zich het hele uur.
Je meet tegen de vastgestelde rol (de les Een rol met een doel): het doel, de resultaten, het gedrag en de lat. Niets wat hier op tafel komt is nieuw. Het compliment en de ergernis zijn al eens gezegd in een 1-op-1 (de les De 1-op-1). Dit gesprek legt het naast elkaar, kijkt vooruit en legt het vast.
Dit is een draaiboek, geen nieuwe vaardigheid. Luisteren tot je hem echt begrijpt is de les Inzakken. Iets lastigs zeggen is Het moeilijke gesprek. Wat je doet met iemand die zijn cijfers haalt maar niet past, staat in De A-player matrix.
Uit de Nederlandse gesprekscyclus van planningsgesprek, functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek. De lat komt uit Who van Geoff Smart en Randy Street (2008): een rol met een doel, resultaten en competenties.
0 tot 5 minuten: openen
Zeg wat voor gesprek het is: over het werk, niet over salaris. Zeg hoe lang het duurt en dat hij begint. 'We hebben een uur. Eerst jouw kijk, dan de mijne, en we eindigen met afspraken die ik voor je opschrijf.'
5 tot 20 minuten: zijn kijk
Hij loopt zijn voorbereiding langs. Jij vraagt door en vat samen tot hij 'ja, precies' zegt, voordat je iets van jezelf zegt.
Inzakken20 tot 40 minuten: jouw kijk, langs de rol
Per resultaat wat je zag, met één voorbeeld. Dan het gedrag en de kernwaarden. Waar jullie verschillen, zoek je uit waar het verschil zit (zie toepassen).
Een rol met een doel40 tot 55 minuten: vooruit
Wat gaat hij het komende halfjaar doen, wat heeft hij van jou nodig, en verandert er iets aan de rol? Elke afspraak met een naam en een datum.
55 tot 60 minuten: afsluiten
Lees de afspraken hardop voor. Zeg wanneer het verslag komt en dat hij er zijn eigen reactie bij mag zetten.
Valkuilen
Iedereen 'goed'
Wie iedereen hetzelfde zegt, zegt niets. Je beste mensen voelen zich niet gezien en gaan om zich heen kijken, en wie iets moet veranderen hoort het niet.
Het formulier wordt het gesprek
Je loopt de vragen een voor een af en kijkt naar je scherm in plaats van naar hem. Het formulier is je voorbereiding. In het gesprek volg je de blokken.
Kijken en lezen
Een Vlaamse hr-consultant beantwoordt de vraag van een directeur hoe je het gesprek opbouwt, van de voorbereiding tot de afspraken.
Bekijk op YouTubeEen stap-voor-stap uitleg voor een leidinggevende die het voor het eerst doet: voorbereiden, het gesprek en wat je daarna doet.
Bekijk op YouTubeDrie minuten over wat je doet als de medewerker defensief of emotioneel reageert op wat je zegt.
Bekijk op YouTubeLezen
Who: The A Method for Hiring
Geoff Smart en Randy Street · 2008 · ISBN 9780345504197
Het hoofdstuk over de scorecard: de rol waartegen je in het gesprek meet. Hetzelfde boek als bij de les Een rol met een doel. Alleen in het Engels.
Bekijk het boekBeter functioneren en beoordelen
Geert Haentjes · 2003 · ISBN 9789058712431
Een dun Nederlands boek over het gesprek tussen leidinggevende en medewerker, en het verschil tussen functioneren en beoordelen. Niet nieuw meer, wel helder.
Bekijk het boekToepassen
- 1
Zorg dat de rol vaststaat
Doel, resultaten, gedrag en lat, door jou vastgesteld. Ligt hij er niet, voer dan eerst dat gesprek.
Een rol met een doel - 2
Plan een uur, en stuur het formulier een week vooraf
Zeg erbij dat het een functioneringsgesprek is en geen beoordeling. Hij vult zijn kant in, jij de jouwe. Het formulier staat hieronder bij de voorbeelden.
- 3
Lees je notities van de 1-op-1's terug
Wil je iets zeggen wat je nooit eerder zei? Zeg het dan alsnog voor het gesprek, of laat het weg.
- 4
Voer het gesprek in de vijf blokken
Openen, zijn kijk, jouw kijk langs de rol, vooruit, afsluiten. Houd de tijden ongeveer aan: wie over zijn kijk uitloopt, heeft geen tijd meer voor afspraken.
- 5
Is hij het oneens, zoek dan waar het verschil zit
Laat hem eerst uitpraten en vat samen. Vraag dan: gaat het over wat er gebeurde, over de maatstaf, of over het oordeel? Over feiten: zoek ze samen op. Over de maatstaf: dan was de rol niet scherp genoeg, en dat is jouw deel; maak hem scherp en meet vanaf nu. Over het oordeel: zeg dat je het anders ziet, schrijf allebei de kijk op, en spreek af hoe jullie het de komende maanden samen meten.
- 6
Schrijf het verslag en laat het tekenen
Binnen twee werkdagen. Hij leest het, mag er zijn reactie bij zetten en tekent voor gezien; jij tekent ook. Het gaat in zijn personeelsdossier. Zet een herinnering op de datum van de eerste afspraak.
Voorbeelden
Om mee te nemen: het formulier voor de medewerker
Een week vooraf, vijf vragen. 1. Welke resultaten op je rol gingen goed? Geef bij elk een voorbeeld. 2. Waar liep je vast, en waardoor? 3. Wat heb je van mij of van het team nodig? 4. Wat wil je het komende halfjaar leren of oppakken? 5. Klopt je rol nog met het werk dat je doet?
Om mee te nemen: jouw voorbereiding
Per resultaat op de rol: wat zag je, met één voorbeeld met een datum. Het gedrag en de kernwaarden: waar zag je ze, waar niet? Eén ding dat hij moet houden en één dat moet veranderen. Wat jij het afgelopen halfjaar had kunnen doen om hem te helpen. Leg je notities van de 1-op-1's ernaast: staat er iets in je voorbereiding wat daar niet in staat, dan is het nieuw voor hem.
Als hij het oneens is: zo klinkt het
Jij: 'Bij de planning zag ik dat de ploeg in drie van de acht weken op maandag stond te wachten.' Hij: 'Dat lag aan de leverancier, niet aan mij.' Jij: 'Dus de levering kwam te laat, en daardoor klopte de planning niet?' Hij: 'Ja. Ik hoor het pas op vrijdag.' Jij: 'Op je rol staat dat ploegen maandag zonder wachttijd beginnen. Wat had je nodig gehad om dat te halen, ook met die leverancier?' Hij: 'Dat ik het donderdag weet.' Jij: 'Dan schrijven we op: jij belt de leverancier donderdag na, ik spreek met inkoop af dat ze het jou melden. Over vier weken kijken we samen naar de wachttijd.'
Om mee te nemen: wat er in het verslag staat
Datum en wie er waren. Per resultaat in één of twee zinnen hoe het ging, met een voorbeeld. Zijn kijk, waar die afwijkt van de jouwe. De afspraken: wie, wat en wanneer. Of de rol verandert. Wat er niet in staat: indrukken over zijn karakter en iets wat in het gesprek niet is gezegd. Onderaan tekenen jullie allebei; hij tekent voor gezien, niet voor akkoord, en zijn reactie hoort erbij. Moet je later een verbetertraject starten, dan telt wat hier vastligt.
Een A-speler
Het blok vooruit wordt het langste: wat wil hij leren, waar wil hij heen, en welk werk kan hij van jou overnemen? Wie alleen 'zo doorgaan' hoort, krijgt niets om naartoe te werken.
Doe dit in je eigen bedrijf
Tot hier is alles gratis. Wat je voor je eigen bedrijf invult, bewaar je in Boldcaster.
- Naar Performance gesprekken. De medewerker vult eerst zijn zelfreflectie in, daarna jij. Rol, kernwaarden, functiedoelen en KPI's staan erbij. Kies bij het plannen de soort. Salaris staat alleen bij een beoordeling.
- Je kijkt terug op een situatie uit je eigen werk. Wat je invult lees alleen jij.
- Je spreekt een datum met jezelf af, en op die dag vraagt de app hoe het ging.
- Je zet de les klaar voor je team en ziet wie hem gedaan heeft.
- De quiz telt mee, en je ziet welke les hierna komt.
Vier weken gratis. Je komt direct in deze les uit.
Quiz
6 situaties. Je hebt er 5 van de 6 goed nodig. Opnieuw proberen kan altijd.
1.In het gesprek zeg je dat een medewerker te laat is met offertes. Hij kijkt verbaasd: dat had niemand hem verteld. Wat ging er mis?
2.Je hebt een duidelijk beeld van hoe het halfjaar ging, en je wilt het gesprek kort houden. Hoe begin je?
3.Jij vindt dat zijn planning onder de lat zit. Hij vindt dat het aan de leverancier lag. Wat doe je?
4.Hij is het met één punt in het verslag niet eens en wil daarom niet tekenen. Wat doe je?
5.Je beste verkoper hoort al twee jaar 'gaat goed, zo doorgaan'. Wat is het risico?
6.Over twee weken staat het gesprek gepland, maar er ligt nog geen vastgestelde rol. Wat doe je?
Hier wordt niets bewaard. In de app telt de quiz mee voor je voortgang.
Lees hierna
- Founder mode · Je kiest per onderwerp of je er zelf bovenop zit of het loslaat, en je zegt waarom en tot wanneer.
- Het moeilijke gesprek · Je benoemt gedrag dat niet past, één keer en duidelijk, zonder iemand af te branden.
Weet je niet waar je moet beginnen? Doe de Groeiscan