Leiderschap · Bewijzen tot Groeien
De 1-op-1
Je hebt met elke medewerker een vast gesprek dat van hem is.
Handig om eerst te lezen: Inzakken, Situationeel leiderschap
Herken je dit?
- Je spreekt je mensen alleen als er iets mis is.
- Een medewerker loopt de hele dag binnen met losse vragen, en jij komt niet aan je eigen werk.
- Het functioneringsgesprek is het enige moment waarop je echt praat, en dan komt alles tegelijk.
- Je 1-op-1 is een rondje langs wat af is en wat nog openstaat.
Voor wie en wanneer
Voor ondernemers en leidinggevenden met mensen die direct aan hen rapporteren. Het begint te spelen zodra je niet meer elke dag naast iedereen werkt, en je pas van een probleem hoort als het al groot is. Krijg je de gesprekken met iedereen niet meer rond, dan is dat een teken dat er een laag tussen moet.
Het model
Een 1-op-1 is een vast gesprek tussen jou en iemand die direct aan je rapporteert. Elke week of elke twee weken, een half uur, op een vaste tijd. Grove rekende voor dat dat half uur je veel tijd scheelt: losse vragen worden gebundeld, en wat speelt hoor je voordat het een probleem is.
Het gesprek is van de medewerker. Hij brengt zijn punten mee, jij luistert, vraagt door en helpt. Pas daarna komen jouw punten. Wat later in het functioneringsgesprek op tafel komt, is in een 1-op-1 al eens gezegd.
Wat je in het gesprek doet, staat in andere lessen. Luisteren tot je weet wat er speelt is Inzakken. Komt hij met een probleem dat op jouw bord wil landen, dan is dat Wie heeft de aap? Hoeveel sturing hij per taak nodig heeft, stem je hier af met situationeel leiderschap. Deze les gaat over het gesprek zelf: hoe vaak, in welke volgorde, en wat je opschrijft.
Andy Grove, topman van Intel, in High Output Management (1983). Hij zag de 1-op-1 als het gesprek van de medewerker: die bepaalt de agenda, de leidinggevende luistert en vraagt door. Kim Scott (Radical Candor, 2017) en Manager Tools bouwden erop voort.
1. Hoe gaat het, en hoe echt?
Vijf minuten. De eerste keer krijg je het beleefde antwoord. Vraag het een tweede keer, rustiger, en wacht. Hier hoor je dat iemand vastloopt, of dat hij erover denkt te vertrekken.
2. Zijn punten
Het grootste deel. Wat houdt hem bezig, waar loopt hij tegenaan, wat heeft hij van jou nodig? Jij vraagt door, en geeft pas advies als hij erom vraagt.
3. Jouw punten
Wat jij kwijt wilt: een compliment, iets wat je opviel, een verandering die eraan komt. Kort en concreet.
4. Afspraken
Een of twee, met wie wat doet. Schrijf ze op en begin er de volgende keer mee.
Valkuilen
Een statusrondje
Wat af is en wat niet, staat op het bord. Wie de 1-op-1 daarmee vult, heeft geen tijd meer voor wat er niet op staat.
Verzetten als het druk is
Elke keer dat je hem verzet, zeg je dat er belangrijker dingen zijn dan hij. Verzet hoogstens naar een ander moment in dezelfde week, en laat hem niet vallen.
Jij praat het meest
Praat jij meer dan de helft van de tijd, dan is het jouw gesprek geworden. Let er de volgende keer eens op.
Kijken en lezen
Kim Scott over de signalen dat je 1-op-1 niet werkt, zoals een medewerker die geen agenda heeft of steeds afzegt.
Bekijk op YouTubeWaarom een vast gesprek met iedere medewerker de basis van leidinggeven is.
Bekijk op YouTubeVoor wie meer wil
Een aflevering van de podcast van Kim Scott over de 1-op-1 als het gesprek waarin de medewerker praat. Lang, voor wie meer wil.
Bekijk op YouTubeLezen
High Output Management
Andrew S. Grove · 1995 · ISBN 9780679762881
Hier komt de 1-op-1 vandaan; het hoofdstuk erover is kort en nog steeds bruikbaar. Dit ISBN is de tweede druk. Alleen in het Engels.
Bekijk het boekToepassen
- 1
Zet hem vast in de agenda
Elke week of elke twee weken, een half uur, steeds op hetzelfde moment. Met iedereen die direct aan je rapporteert, ook met wie het goed gaat.
- 2
Vertel de eerste keer waar hij voor is
Gebruik de openingszin hieronder. Zeg erbij dat je het met iedereen doet, anders denkt hij dat er iets mis is.
- 3
Houd per persoon een notitie bij
Met het sjabloon hieronder. Dan hoef je niets te onthouden, en zie je later terug wat er speelde.
- 4
Begin bij de vorige afspraken
Wat is ervan gekomen? Niet om te controleren, maar om te horen wat er tussen kwam.
- 5
Luister eerst
Bij zijn punten vraag je door tot je begrijpt wat er speelt, voordat je iets aanraadt.
Inzakken - 6
Laat zijn werk bij hem
Komt hij met een probleem, vraag dan wat hij voorstelt en wat zijn volgende stap is. Neem het niet mee naar je eigen lijst.
Wie heeft de aap?
Voorbeelden
Om mee te nemen: de agenda van een half uur
0 tot 5 minuten: hoe gaat het, en hoe echt? 5 tot 20 minuten: zijn punten, te beginnen bij de afspraken van de vorige keer. 20 tot 25 minuten: jouw punten. 25 tot 30 minuten: afspraken, hardop teruggelezen en opgeschreven. Lopen zijn punten uit, dan schuiven jouw punten door naar de volgende keer of naar een apart moment. Andersom niet.
Om mee te nemen: een notitie per persoon
Eén document per medewerker, de nieuwste datum bovenaan. Per gesprek vier kopjes. Vorige afspraken: wat is ervan gekomen? Zijn punten. Jouw punten. Afspraken: wie doet wat, en voor wanneer. Deel het document met hem, dan kan hij zijn punten er door de week al in zetten, en lezen jullie dezelfde afspraken.
Om mee te nemen: de openingszin voor de eerste keer
'Vanaf nu hebben we elke dinsdag een half uur samen. Dat doe ik met iedereen. Het is jouw gesprek: jij bepaalt waar het over gaat. Neem mee wat je bezighoudt, waar je tegenaan loopt of wat je van mij nodig hebt. Ik neem ook een paar punten mee, die komen na de jouwe. Hoe het werk ervoor staat zien we op het bord, daar hoeven we hier geen tijd aan te besteden.'
Om mee te nemen: als hij 'niets' heeft
Kies er één, stel hem rustig en wacht. Wat hield je deze week het meest bezig? Waar ben je sinds de vorige keer trots op? Wat kost je nu meer tijd dan nodig is? Wat zou je anders doen als je op mijn plek zat? Wat kan ik doen of laten waardoor jouw werk makkelijker wordt? Waar zie je de komende maand tegenop? Zegt hij een paar keer achter elkaar 'niets', vraag dan hoe hij het gesprek zelf vindt.
Een teamleider met zes mensen
Elke dinsdagochtend zes keer een half uur. Binnen een maand liepen er door de week veel minder mensen met losse vragen binnen: ze bewaarden ze voor dinsdag.
Een ervaren monteur die 'niets heeft'
Na drie weken 'niets' vraagt zijn leidinggevende wat hem de komende maand tegenstaat. Dan blijkt dat hij al een half jaar wacht op een antwoord over een opleiding, en erover denkt naar een ander bedrijf te gaan.
Doe dit in je eigen bedrijf
Tot hier is alles gratis. Wat je voor je eigen bedrijf invult, bewaar je in Boldcaster.
- Je kijkt terug op een situatie uit je eigen werk. Wat je invult lees alleen jij.
- Je spreekt een datum met jezelf af, en op die dag vraagt de app hoe het ging.
- Je zet de les klaar voor je team en ziet wie hem gedaan heeft.
- De quiz telt mee, en je ziet welke les hierna komt.
Vier weken gratis. Je komt direct in deze les uit.
Quiz
6 situaties. Je hebt er 5 van de 6 goed nodig. Opnieuw proberen kan altijd.
1.Het is een drukke week. Wat doe je met de 1-op-1's?
2.Je hebt vijf punten voor Sanne, zij heeft er twee. Hoe deel je het half uur in?
3.Je 1-op-1 met Joost gaat elke keer over welke taken af zijn. Wat is er mis?
4.Een medewerker zegt voor de derde keer dat hij niets heeft. Wat doe je?
5.In de vorige 1-op-1 spraken jullie af dat hij een lastige klant zou bellen. Twee weken later weet je niet of het gebeurd is. Wat had dit voorkomen?
6.Een medewerker heeft een klant goed geholpen, maar komt ook steeds te laat in het overleg. Waar zeg je het?
Hier wordt niets bewaard. In de app telt de quiz mee voor je voortgang.
Lees hierna
- Een overleg dat ergens over gaat · Je weekoverleg, teamoverleg en maandoverleg hebben elk een vaste agenda met minuten, en elk overleg eindigt met besluiten met een eigenaar en met wat jullie je mensen vertellen.
- Het functioneringsgesprek · Je voert een gesprek over iemands werk waarin niets een verrassing is en alles op papier komt.
- Je leidinggevende meenemen · Je leidinggevende hoort op tijd wat hij moet weten, ook slecht nieuws, en weet wat jij van hem nodig hebt.
Weet je niet waar je moet beginnen? Doe de Groeiscan