Ritme · Organiseren tot Groeien
Een overleg dat ergens over gaat
Je weekoverleg, teamoverleg en maandoverleg hebben elk een vaste agenda met minuten, en elk overleg eindigt met besluiten met een eigenaar en met wat jullie je mensen vertellen.
Handig om eerst te lezen: Het ritme van een groeiend bedrijf
Herken je dit?
- Het weekoverleg duurt twee uur, en na afloop weet niemand precies wat er besloten is.
- In hetzelfde overleg gaat het over een klacht van gisteren, de vakantieplanning en de vraag of jullie een tweede product gaan maken.
- Iedereen knikt, en op de gang hoor je daarna wat mensen er echt van vinden.
- Elk probleem dat op tafel komt, neem jij mee. De anderen gaan opgelucht weg.
- Het MT besloot iets, en een week later blijkt dat het team er niets van weet.
Voor wie en wanneer
Voor ondernemers en leidinggevenden die veel overleggen en weinig opschieten. Het speelt zodra er een MT is en het overleg van een paar mensen aan een tafel een vaste afspraak wordt. In Bewijzen is één half uur per week met de mensen die er zijn genoeg; de drie agenda's hieronder zijn dan te vroeg.
Het model
Volgens Lencioni is overleg om twee redenen slecht. Het mist structuur: alles komt in één overleg, van de planning van morgen tot de koers voor volgend jaar. En het mist spanning: lastige onderwerpen worden omzeild, dus er valt niets te beslissen. Daarom heeft elk overleg één doel en een eigen agenda, en zoekt wie voorzit het meningsverschil op. Hij vraagt wie het anders ziet en geeft die persoon bij naam het woord.
Een overleg is van iedereen aan tafel. Eén persoon leidt en bewaakt de tijd; dat hoeft niet de directeur te zijn. Wie een punt inbrengt, komt met een voorstel. Wat besloten wordt, krijgt één eigenaar uit de groep en een datum. Neem jij alles mee, dan leert het team dat problemen bij jou horen, en zit je volgende week weer met dezelfde lijst.
Een overleg eindigt met de vraag: wat vertellen we na afloop aan onze mensen, en wie doet dat? Lencioni noemt dat cascading communication. Ieder vertelt hetzelfde aan zijn eigen team, binnen een dag. Welk overleg wanneer komt, staat in Het ritme van een groeiend bedrijf. Deze les gaat over wat er binnen het overleg gebeurt; hoe je een punt tot een besluit brengt, staat in Problemen oplossen in plaats van bespreken.
Patrick Lencioni, Death by Meeting (2004), over waarom overleg niets oplevert, en The Advantage (2012) voor wat je na afloop vertelt. De vaste volgorde van het weekoverleg komt uit de Level 10 Meeting van Gino Wickman, Traction (2007).
Het weekoverleg van het MT
Een uur, elke week op dezelfde dag en hetzelfde uur. Eerst het beeld: een ronde, de prioriteiten, het scorebord. Dan de rest van de tijd naar wat vastzit. De agenda staat hieronder. Wat een goede prioriteit is staat in Een rock die je haalt, hoe je het bord leest in Een scorebord dat het team zelf bijhoudt.
Het teamoverleg
Een half uur, met het team en zijn leider, na het MT-overleg. Wat moet er deze week af, waar zit het team vast, en wat komt er uit het MT. Wat het team niet zelf oplost, neemt de leider mee naar het MT.
Het maandoverleg
Twee en een half uur met het MT, voor een of twee onderwerpen die te groot zijn voor een week: een nieuwe markt, een prijsverhoging, een aanname. Met een stuk dat iedereen eerst leest.
Valkuilen
Iedereen schuift aan
Wie niet mee mag doen, voelt zich buitengesloten, dus zit de hele afdeling erbij. Het overleg wordt trager en de helft zegt niets. Nodig uit wie iets bijdraagt aan het doel, en laat de rest de uitkomst via zijn eigen leider horen.
Het teamoverleg als kopie van het MT
Het team krijgt dezelfde agenda van een uur, met cijfers die niet van hen zijn. Een team heeft zijn eigen week, zijn eigen getallen en zijn eigen vastzitters nodig.
Een onderwerp dat elke week terugkomt
Het staat al vijf weken op de lijst en wordt telkens doorgeschoven. Het is te groot voor de week. Haal het eraf en geef het een plek in het maandoverleg, met een stuk vooraf.
Kijken en lezen
De bedenker zelf over Death by Meeting: waarom overleg saai is en waarom elk overleg een eigen doel nodig heeft.
Bekijk op YouTubeLoopt de vaste agenda van het weekoverleg punt voor punt langs, met de minuten erbij. De agenda in deze les is daar een kortere versie van.
Bekijk op YouTubeWaarom een groot onderwerp begint met een memo die iedereen eerst in stilte leest. Zo begint het maandoverleg hieronder ook.
Bekijk op YouTubeVoor wie meer wil
De volledige lezing over overleg: waarom het saai is (geen spanning, geen doel), de vergelijking met een film, en hoe je de soorten overleg uit elkaar haalt.
Bekijk op YouTubeLezen
Death by Meeting
Patrick Lencioni · 2004 · ISBN 9780787968052
Het model van deze les, verteld als fabel over een directeur die zijn overleg op orde brengt, met achterin het model op een rij. Dun en in een avond uit. Er is geen Nederlandse vertaling.
Bekijk het boekTraction
Gino Wickman · 2011 · ISBN 9781936661831
Het hoofdstuk over de Level 10 Meeting geeft de vaste agenda van het weekoverleg en hoe je de lijst met wat vastzit afwerkt. Lees alleen dat hoofdstuk als je de rest van zijn systeem niet gebruikt.
Bekijk het boekToepassen
- 1
Kies wie leidt en wie de tijd bewaakt
Liefst niet de ondernemer: die praat dan het meest en beslist het snelst. Wie leidt, houdt de minuten aan en vraagt bij elk besluit wie het anders ziet.
- 2
Zet de agenda's in het scherm Overleg
Per soort overleg één agenda, met de minuten erbij. Gebruik de drie hieronder als begin, en pas ze na een maand aan op wat bij jullie werkt.
- 3
Laat het scorebord en de prioriteiten voor het overleg bijwerken
Elke eigenaar zet zijn getallen en de stand van zijn prioriteit erin voordat het overleg begint. Dan houdt het overleg tijd over voor wat de getallen zeggen.
Een scorebord dat het team zelf bijhoudt - 4
Werk de lijst af tot er een besluit ligt
Kies de drie belangrijkste punten, ook als ze onderaan staan. Per punt: wat is de echte oorzaak, wat besluiten we, wie doet het en wanneer.
Problemen oplossen in plaats van bespreken
Voorbeelden
Om mee te nemen: het weekoverleg van het MT (60 minuten)
Wie: het MT. Een leidt, een schrijft de besluiten op. Vooraf klaar: het scorebord en de stand van de prioriteiten zijn bijgewerkt, en wat vastzit staat op de issuelijst. 0 tot 5: de ronde. Ieder noemt in één zin zijn belangrijkste werk van de week. 5 tot 10: de prioriteiten. Per prioriteit zegt de eigenaar op koers of niet. Niet op koers gaat op de lijst. 10 tot 15: het scorebord. Per getal op of naast koers. Wat naast koers ligt gaat op de lijst; je bespreekt het hier nog niet. 15 tot 50: de lijst. Kies de drie belangrijkste punten en werk ze af tot een besluit met een eigenaar en een datum. 50 tot 55: de besluiten hardop teruglezen. 55 tot 60: wat vertellen we onze mensen, en wie doet dat? Daarna geeft ieder het overleg een cijfer. Na afloop ligt vast: elk besluit met een eigenaar en een datum, en wat ieder vandaag aan zijn team vertelt.
Om mee te nemen: het teamoverleg (30 minuten)
Wie: het team en zijn leider. De leider leidt de eerste keren; daarna mag het rouleren. Vooraf klaar: de team-KPI's en het weekbord van het team zijn bijgewerkt. 0 tot 5: wat komt er uit het MT? De leider vertelt wat daar besloten is en wat het voor het team betekent. 5 tot 10: de ronde. Wat moet er deze week af, en waar zit je vast? 10 tot 15: de getallen van het team. Op of naast koers. 15 tot 27: wat vastzit. Los op wat het team zelf kan, met een naam en een dag erbij. 27 tot 30: wat gaat er mee naar het MT? Alleen wat het team niet zelf kan oplossen. Na afloop ligt vast: wie wat doet deze week, en de punten die de leider in het volgende MT-overleg inbrengt.
Om mee te nemen: het maandoverleg (2,5 uur)
Wie: het MT, en wie voor het onderwerp nodig is. Vooraf klaar: per onderwerp één stuk van hoogstens twee pagina's, door de eigenaar van het onderwerp, met een voorstel erin. Twee dagen vooraf rondgestuurd. 0 tot 15: de maand in cijfers, en wat de maandreflecties lieten zien. 15 tot 25: onderwerp 1, stil lezen. 25 tot 70: onderwerp 1 bespreken. Wie leidt vraagt wie het anders ziet, voordat er besloten wordt. 70 tot 80: pauze. 80 tot 90: onderwerp 2, stil lezen. 90 tot 135: onderwerp 2 bespreken. 135 tot 150: besluiten teruglezen, wat we vertellen en wie, een cijfer. Na afloop ligt vast: per onderwerp een besluit of de volgende stap met een eigenaar, en wat het team ervan hoort.
Een webshop
Het MT besloot dat een retour pas wordt terugbetaald als het magazijn het pakket heeft gecontroleerd. De klantenservice hoorde het van een boze klant. Nu eindigt het weekoverleg met de vraag wat ieder vertelt, en hoort de klantenservice het dezelfde middag van haar eigen leider.
Doe dit in je eigen bedrijf
Tot hier is alles gratis. Wat je voor je eigen bedrijf invult, bewaar je in Boldcaster.
- Naar Overleg. Kies Weekoverleg of Maandoverleg, en met teams het team. Zet de minuten per punt in de agenda met Agenda aanpassen en begin met Start overleg. Wat vastzit zet je op de issuelijst; bij Afronden schrijf je de uitkomst: wie doet wat, en wanneer. Sluit af met Overleg afsluiten en een cijfer.
- Je kijkt terug op een situatie uit je eigen werk. Wat je invult lees alleen jij.
- Je spreekt een datum met jezelf af, en op die dag vraagt de app hoe het ging.
- Je zet de les klaar voor je team en ziet wie hem gedaan heeft.
- De quiz telt mee, en je ziet welke les hierna komt.
Vier weken gratis. Je komt direct in deze les uit.
Quiz
6 situaties. Je hebt er 5 van de 6 goed nodig. Opnieuw proberen kan altijd.
1.In jullie weekoverleg staan de planning van volgende week, een klacht en de vraag of jullie een eigen werkplaats openen. Wat doe je met de werkplaats?
2.Bij het scorebord in het weekoverleg staat de omzet naast koers. Het MT begint er meteen over te praten. Wat zegt de agenda?
3.Aan het eind van het weekoverleg staan er zes actiepunten, en vijf staan op jouw naam. Wat is de beste volgende stap?
4.In het teamoverleg komt een punt op dat het team niet zelf kan oplossen: een andere afdeling levert steeds te laat. Wat doet de teamleider?
5.Het MT besloot dat er vanaf maandag geen spoedorders onder de € 500 meer worden aangenomen. Twee dagen later weet de werkvloer van niets. Wat ontbrak er aan het eind van het overleg?
6.In het maandoverleg gaat een prijsverhoging in tien minuten door, zonder één vraag. Op de gang hoor je dat twee MT-leden het er niet mee eens zijn. Wat had wie leidde kunnen doen?
Hier wordt niets bewaard. In de app telt de quiz mee voor je voortgang.
Lees hierna
- Problemen oplossen in plaats van bespreken · Je zet wat vastloopt op één lijst, zoekt de echte oorzaak en sluit elk issue af met een besluit en een eigenaar.
Weet je niet waar je moet beginnen? Doe de Groeiscan