Uitvoering · Bewijzen tot Organiseren
Een scorebord dat het team zelf bijhoudt
Je zet met je team een bord op met een paar getallen die het zelf bijwerkt, en opent het elke week aan het begin van het overleg.
Herken je dit?
- De cijfers staan in een Excel bij jou of de controller, en worden de avond voor het overleg bijgewerkt.
- Op het bord staan veertig getallen. Niemand ziet in een paar seconden of jullie winnen.
- In het weekoverleg gaat het eerste half uur op aan uitleg bij de cijfers.
- In de laatste week van het kwartaal blijkt dat jullie al twee maanden achterlopen.
Voor wie en wanneer
Voor ondernemers en leidinggevenden die KPI's hebben, maar merken dat het team niet weet hoe het ervoor staat. In Bewijzen is één bord voor het hele bedrijf genoeg, met drie tot vijf getallen, en vul je er zelf nog een paar in. Vanaf Organiseren heeft elk team zijn eigen getallen en vult ieder zijn eigen in.
Het model
“People play differently when they are keeping score.”
McChesney, Covey en Huling zagen dat teams anders gaan werken zodra ze zelf de stand bijhouden, zoals een potje basketbal verandert als iemand de score gaat tellen. Ze maken onderscheid tussen het bord van de coach, met veel getallen voor de leiding, en het bord van de spelers: simpel, zichtbaar voor iedereen, en in een paar seconden te lezen. Deze les gaat over dat tweede bord. Welke getallen erop horen, staat in de les Resultaat- en stuur-KPI's.
Houd het klein. Per team een of twee resultaten met de stuur-KPI's eronder, samen drie tot vijf getallen. Voor het MT, dat het hele bedrijf overziet, noemt Wickman vijf tot vijftien. Elk getal heeft één eigenaar (de les Elke KPI een eigenaar), één cadans, en een doel. Je ziet of je wint doordat de stand naast de lijn staat van waar je nu had moeten zijn: groen vanaf 100% van die lijn, oranje vanaf 80%, daaronder rood.
Een bord leeft als het elke week op een vast moment gebruikt wordt. De eigenaar vult zijn getal in voor het overleg, en schrijft bij oranje of rood één zin waarom. Het overleg begint met het bord: vijf minuten, per getal op koers of niet. Wat niet op koers ligt, wordt daar niet besproken maar gaat op de lijst van onderwerpen voor later in hetzelfde overleg. Hoe die rest van het overleg loopt, staat in de les Een overleg dat ergens over gaat.
Chris McChesney, Sean Covey en Jim Huling, The 4 Disciplines of Execution (2012), discipline 3: Keep a Compelling Scoreboard. Het aantal getallen en de wekelijkse ronde komen van Gino Wickman, de Scorecard in Traction (2007).
Weinig getallen
Drie tot vijf per team, vijf tot vijftien voor het MT. Past het niet op één scherm zonder scrollen, dan zijn het er te veel.
Zichtbaar
Iedereen kan het zien, op elk moment. Een overzicht in de map van de directeur is het bord van de coach.
Je ziet of je wint
De stand staat naast de lijn van waar je nu had moeten zijn, niet naast het hele kwartaaldoel. Groen, oranje of rood zegt het in één oogopslag.
De spelers houden het bij
Wie het werk doet, vult zijn eigen getal in, op een vaste dag en in één cadans: per week, per maand of per kwartaal.
Vijf minuten in het weekoverleg
Aan het begin, per getal: op koers of niet. Geen uitleg bij groen. Wat niet op koers ligt, gaat naar de lijst om later op te lossen.
Valkuilen
Het cijferuur
Bij elk getal begint iemand uit te leggen hoe het zit, en na een half uur is er nog niets opgelost. Zeg alleen op koers of niet. De uitleg hoort bij het onderwerp op de lijst, en daar alleen bij wat niet op koers ligt.
Week en maand door elkaar
Dezelfde KPI de ene keer per week en de andere keer per maand invullen geeft twee verschillende getallen naast hetzelfde doel. Kies per KPI één cadans en houd die vast.
Kijken en lezen
Het kanaal van Wickmans EOS in tweeënhalve minuut: vijf tot vijftien getallen, elk met een eigenaar en een weekdoel, en wat er gebeurt met een getal dat niet op koers ligt.
Bekijk op YouTubeEen korte teamhuddle bij het bedrijf van Jack Stack, waar medewerkers zelf hun eigen cijfers op het bord zetten en toelichten.
Bekijk op YouTubeEen supermarkt die met de vier disciplines werkt: hoe dat eruitziet op de winkelvloer, bij de mensen die het werk doen.
Bekijk op YouTubeVoor wie meer wil
De volledige talk van een van de schrijvers over de vier disciplines, met het scorebord als derde. Voor wie het hele model wil horen.
Bekijk op YouTubeLezen
The 4 Disciplines of Execution: Achieving Your Wildly Important Goals
Chris McChesney, Sean Covey, Jim Huling · 2012 · ISBN 9781451627053
Lees het hoofdstuk over discipline 3. In het Nederlands verschenen als De 4 disciplines van uitvoering (ISBN 9789047006015).
Bekijk het boekTraction: Get a Grip on Your Business
Gino Wickman · 2011 · ISBN 9781936661831
Het hoofdstuk over de Scorecard: vijf tot vijftien getallen per week voor het leidinggevende team, en hoe je ze in het weekoverleg langsloopt. Er is geen Nederlandse vertaling.
Bekijk het boekToepassen
- 1
Maak het bord met het team
Vraag welke paar getallen laten zien of jullie winnen: het resultaat, en wat jullie zelf doen om het te halen. Haal de rest naar een ander overzicht.
- 2
Geef elk getal een eigenaar, een cadans en een doel
Zonder doel heeft het stoplicht geen lijn. Zet het doel voor het kwartaal begint. Een weekcijfer vul je op maandag in over de week ervoor.
- 3
Open het bord aan het begin van het weekoverleg
Vijf minuten. Volg de agenda hieronder. Wat niet op koers ligt, gaat op de lijst, met de eigenaar erbij.
- 4
Vul zelf niets meer in
Staat er een getal leeg, vraag dan de eigenaar en wacht. Vul je het voor hem in, dan is het weer jouw bord.
Voorbeelden
Agenda: het bord in het weekoverleg
Voor het overleg: ieder vult zijn eigen getallen in, en bij oranje of rood één zin waarom. 0:00 Het bord open op het scherm. 0:01 Per getal zegt de eigenaar 'op koers' of 'niet op koers'. Geen uitleg, geen vragen. 0:04 Wat niet op koers ligt, gaat op de lijst van onderwerpen, met de naam van de eigenaar. 0:05 Door naar de rest van de agenda. Kies daar welke onderwerpen van de lijst je vandaag oplost.
Een installatiebedrijf
De planner hield in Excel bij hoeveel klussen op tijd af waren. De monteurs hoorden het eens per kwartaal. Nu vult elke ploegleider op maandag zijn eigen cijfer in, en het bord staat op het scherm in de kantine. In de derde week zagen twee ploegen dat ze op oranje stonden, en wisselden ze zelf een monteur.
Som: een omzetdoel naast de lijn
Kwartaaldoel: 1,2 miljoen euro. Na vier van de dertien weken staat er 300.000. Naast het hele doel: 300.000 / 1.200.000 = 25%. Dat oogt rood. De lijn: 1.200.000 x 4 / 13 = ongeveer 369.000. Naast de lijn: 300.000 / 369.000 = 81%. Oranje. De verkoopleider schrijft erbij dat twee grote orders naar volgende week schoven.
Doe dit in je eigen bedrijf
Tot hier is alles gratis. Wat je voor je eigen bedrijf invult, bewaar je in Boldcaster.
- Naar het KPI Scorebord. Ieder vult zijn eigen KPI in over de afgelopen week, maand of kwartaal; bij oranje of rood vraagt het scherm om een toelichting. Vanaf Bold Pro kies je bovenaan een team, en zie je alleen de getallen van dat team.
- Je kijkt terug op een situatie uit je eigen werk. Wat je invult lees alleen jij.
- Je spreekt een datum met jezelf af, en op die dag vraagt de app hoe het ging.
- Je zet de les klaar voor je team en ziet wie hem gedaan heeft.
- De quiz telt mee, en je ziet welke les hierna komt.
Vier weken gratis. Je komt direct in deze les uit.
Quiz
6 situaties. Je hebt er 5 van de 6 goed nodig. Opnieuw proberen kan altijd.
1.Je controller werkt elke vrijdag het KPI-overzicht bij. Het team kijkt er nauwelijks naar. Wat helpt volgens discipline 3 het meest?
2.Het bord van je verkoopteam heeft 22 KPI's met elk een grafiek. Je wilt dat het team het gebruikt. Wat doe je?
3.Het kwartaaldoel is 130 offertes. Het is week 5 van 13 en er staan er 45. Welke kleur geeft het stoplicht?
4.In het weekoverleg licht elke eigenaar zijn getallen toe, ook de groene. Na veertig minuten is het bord rond en is er nog niets opgelost. Wat verander je?
5.Een teamleider wil het bord alleen bijwerken vlak voor het kwartaaloverleg. Wat is het gevolg?
6.Maandagochtend, het overleg begint over tien minuten. Twee getallen op het bord staan nog leeg. Je weet ze zelf wel ongeveer. Wat doe je?
Hier wordt niets bewaard. In de app telt de quiz mee voor je voortgang.
Lees hierna
- Elke KPI een eigenaar · Elk getal op je scorebord heeft één naam: iemand die het elke periode invult, bij oranje of rood uitlegt wat er speelt, en zelf kiest wat hij eraan doet.
Weet je niet waar je moet beginnen? Doe de Groeiscan