Uitvoering · Bewijzen tot Organiseren
Elke KPI een eigenaar
Elk getal op je scorebord heeft één naam: iemand die het elke periode invult, bij oranje of rood uitlegt wat er speelt, en zelf kiest wat hij eraan doet.
Handig om eerst te lezen: Resultaat-KPI's en stuur-KPI's
Herken je dit?
- De omzet uit bestaande klanten staat al weken op rood. In het overleg kijkt iedereen naar elkaar.
- Bij een KPI staat 'Sales' of 'MT' als eigenaar.
- Jouw naam staat bij bijna alle KPI's op het bord.
- De office manager vult elke maandag alle cijfers in, en krijgt daarom de vragen over elke rode KPI.
Voor wie en wanneer
Voor ondernemers en leidinggevenden met een scorebord waarop cijfers wel op rood gaan, maar niemand in beweging komt. In Bewijzen staan er een paar getallen op het bord en staat jouw naam er vaak bij; dat mag. Zodra er iemand is die een getal beter kan bewegen dan jij, in Organiseren, geef je het weg.
Het model
Staat een getal op rood en heeft het geen naam, dan wacht iedereen tot een ander iets doet. Harnish zet bij elke KPI één naam, en Apple noemt die persoon de DRI. Er kunnen vijf mensen aan een getal werken; er is één eigenaar, en het is iemand die het getal zelf kan bewegen.
Elke periode vult de eigenaar zijn getal zelf in. Boldcaster stuurt hem daarvoor een herinnering, in het ritme van de KPI. Staat het op oranje of rood, dan schrijft hij er een toelichting bij: wat er speelt en wat hij doet. In het overleg zegt hij dat hardop, en wat hij nodig heeft. Hij kiest zelf wat hij doet. Jij vraagt wat hij nodig heeft en pakt het getal niet terug (de les Wie heeft de aap?).
Eigenaarschap erft. Een stuur-KPI zonder eigen naam erft de eigenaar van zijn resultaat-KPI, en een resultaat-KPI erft de eigenaar van zijn proces. Dat is een goede standaard, en vaak niet genoeg: de commercieel directeur gaat over de omzet, maar de offertes maakt de binnendienst. Zet bij een stuurgetal een eigen naam als een ander het beweegt.
De les Een eigenaar voor elk proces gaat over het proces als geheel en de afspraken met de lijn. Deze les gaat over één getal en wat dat elke periode van de eigenaar vraagt.
Verne Harnish, Scaling Up (2014): elke functie en elke KPI krijgt één naam, in zijn Function Accountability Chart. Apple noemt die ene naam de DRI, de directly responsible individual (Adam Lashinsky, Inside Apple, 2012).
Eén naam, geen afdeling
Een afdeling kan in het overleg niet antwoorden, en bij twee namen denkt ieder dat de ander het oppakt. Werken er meer mensen aan, kies dan wie ervoor staat; de anderen dragen bij.
Kan het bewegen
De eigenaar kan het getal zelf veranderen. Gaan de klachten over de planning, dan is de planner eigenaar van de klanttevredenheid, niet de klantenservice die ze opvangt.
Vult in en legt uit
Hij vult zijn getal elke periode zelf in, zodat de toelichting bij oranje of rood van hem komt. Wie andermans getal invult, moet die toelichting schrijven en krijgt de vragen.
Erft, tenzij
Stuur-KPI erft van resultaat-KPI, resultaat-KPI van de proceseigenaar. Beweegt die persoon het getal niet zelf, zet er dan een eigen naam bij.
Valkuilen
Jij als eigenaar van alles
Staat jouw naam bij bijna elk getal, dan hangt elke rode KPI op jou en kijkt je team toe. Houd er een paar waar jij echt het verschil maakt, en geef de rest weg.
Rood als afrekening
Wordt de eigenaar bij elke rode KPI de les gelezen, dan gaan de doelen omlaag en worden de cijfers mooier gemaakt. Vraag bij rood wat hij nodig heeft.
Eigenaar op papier
De naam staat in het systeem, maar niemand heeft het hem gevraagd. Hij hoort het pas als zijn getal in het overleg op rood staat. Bespreek het met hem voordat je de naam zet.
Kijken en lezen
In twee minuten hoe Apple bij elke actie één DRI noemt, één naam die het moet waarmaken.
Bekijk op YouTubeEen Scaling Up-coach legt het werkblad van Harnish uit waarop elke functie en elke KPI één naam krijgt.
Bekijk op YouTubeEen EOS-coach over het idee dat iedereen in het bedrijf een getal heeft dat van hem is, en wat dat in het weekoverleg verandert.
Bekijk op YouTubeLezen
Scaling Up: How a Few Companies Make It... and Why the Rest Don't
Verne Harnish · 2014 · ISBN 9780986019524
De bron van de Function Accountability Chart: per functie één naam en de KPI's die bij die naam horen. Het hoofdstuk over mensen is genoeg voor deze les. In het Nederlands verschenen als Scaling up: de groeiformule (Business Contact, 2016, ISBN 9789047008682).
Bekijk het boekInside Apple: How America's Most Admired--and Secretive--Company Really Works
Adam Lashinsky · 2012 · ISBN 9781455512157
Het hoofdstuk over de DRI bij Apple, de achtergrond van het filmpje van Stanford. Leest als een reportage.
Bekijk het boekToepassen
- 1
Loop Inrichten langs
Staat er 'Geen eigenaar', kies dan één persoon. Staat er dat hij erft van de resultaat-KPI of het proces, vraag je dan af of die persoon dit getal echt beweegt. Zo niet, zet er een eigen naam bij.
- 2
Haal je eigen naam weg
Houd alleen de KPI's waar jij echt het verschil maakt. Bij de rest kies je iemand uit je team, ook als je het zelf sneller zou doen.
- 3
Voer het gesprek met elke nieuwe eigenaar
Kort, per persoon, met het gesprek hieronder als leidraad. Vraag wat hij nodig heeft om het getal te bewegen.
- 4
Spreek in het overleg die ene persoon aan
Staat een KPI op rood, vraag het dan aan de eigenaar en niet aan de hele tafel. Hij zegt wat er speelt, wat hij doet en wat hij nodig heeft.
Voorbeelden
Het gesprek: een getal overdragen
Jij: 'De levertijd staat op mijn naam, en ik ben de enige die er niets aan kan doen. Jij maakt de planning. Ik wil dat dit getal van jou is.' Planner: 'Maar de vertraging komt vaak door inkoop. Daar heb ik niets over te zeggen.' Jij: 'Dat hoort in je toelichting als het op rood staat, en dan zeg je in het overleg wat je van inkoop nodig hebt. Wat je wel kunt veranderen, is de volgorde en wat je belooft.' Planner: 'En als het een paar weken rood blijft?' Jij: 'Dan vraag ik wat je nodig hebt, en ik neem het niet over. Je vult hem elke week zelf in, je krijgt er een herinnering voor. Wat heb je van mij nodig om te beginnen?'
Declarabiliteit bij een adviesbureau
De ondernemer was eigenaar, en keek er pas naar bij de maandcijfers. Nu is de teamleider eigenaar, want hij verdeelt de uren. Hij vult het elke week in en ziet een gat al in de week zelf.
Offertes binnen 48 uur bij een groothandel
De stuur-KPI erfde de commercieel directeur, de eigenaar van de omzet. De offertes maakt de binnendienst, dus het hoofd binnendienst kreeg een eigen naam bij dit getal. De omzet bleef bij de directeur.
Doe dit in je eigen bedrijf
Tot hier is alles gratis. Wat je voor je eigen bedrijf invult, bewaar je in Boldcaster.
- Naar Inrichten op het KPI Scorebord. Op Inrichten zet je bij elke KPI de eigenaar. Laat je het veld leeg, dan erft een stuur-KPI de eigenaar van zijn resultaat-KPI, en een resultaat-KPI die van het proces. Onder Mijn KPI's ziet iedereen wat op zijn naam staat.
- Je kijkt terug op een situatie uit je eigen werk. Wat je invult lees alleen jij.
- Je spreekt een datum met jezelf af, en op die dag vraagt de app hoe het ging.
- Je zet de les klaar voor je team en ziet wie hem gedaan heeft.
- De quiz telt mee, en je ziet welke les hierna komt.
Vier weken gratis. Je komt direct in deze les uit.
Quiz
7 situaties. Je hebt er 6 van de 7 goed nodig. Opnieuw proberen kan altijd.
1.Bij de KPI levertijd staat 'Operatie' als eigenaar. Hij staat al weken op rood. Wat doe je eerst?
2.De office manager vult elke maandag alle KPI's in. Bij elke rode KPI schrijft zij de verplichte toelichting en krijgt zij de vragen. Wat verander je?
3.De servicemanager is eigenaar van klanttevredenheid. De klachten gaan over de planning, en daar heeft hij niets over te zeggen. Wat doe je?
4.Jouw naam staat bij veertien van de achttien KPI's. Je team zegt dat het scorebord 'van jou' is. Wat is de beste volgende stap?
5.Een KPI staat op rood. Wat verwacht je van de eigenaar in het overleg?
6.De stuur-KPI 'offertes binnen 48 uur' heeft geen eigen eigenaar en erft die van de resultaat-KPI omzet: de commercieel directeur. De offertes maakt de binnendienst. Wat doe je?
7.De planner is sinds een maand eigenaar van de levertijd. Hij staat drie weken op rood, en jij weet hoe je het zou oplossen. Wat doe je?
Hier wordt niets bewaard. In de app telt de quiz mee voor je voortgang.
Lees hierna
- Het ritme van een groeiend bedrijf · Je weet welke vaste momenten er zijn van dag tot jaar, welke je in jouw fase nodig hebt, en waar je begint.
Weet je niet waar je moet beginnen? Doe de Groeiscan