Mensen · Bewijzen tot Groeien
Een rol met een doel
Iedereen in je team weet waarvoor zijn rol bestaat en waaraan jullie allebei zien dat hij het goed doet.
Herken je dit?
- Iemand werkt al drie jaar bij je en zijn rol is nog de vacaturetekst van toen.
- In het functioneringsgesprek zeg jij dat het tegenvalt, en hij is verbaasd: hij deed toch alles wat er gevraagd werd?
- Je vraagt waar iemand verantwoordelijk voor is, en je krijgt een lijst met taken: mails beantwoorden, offertes maken, het overleg voorbereiden.
- Twee mensen denken allebei dat de klanttevredenheid van hen is. Of allebei juist niet.
Voor wie en wanneer
Voor ondernemers en leidinggevenden van wie het team is gegroeid doordat er werk lag, zonder dat iemand opschreef wat elke rol moet opleveren. En voor teamleden die hun eigen rol opschrijven. Zolang je zelf naast iedereen werkt, is één zin per persoon genoeg. De hele kaart heb je nodig zodra je niet meer ziet wat iedereen doet, en een ander het werk beoordeelt.
Het model
Een rol bestaat omdat er iets moet kloppen in je bedrijf. Schrijf dat in één zin: zorgt dat X, zodat Y. Daaronder staan drie tot acht resultaten: wat er klopt als het werk gedaan is, en waaraan je dat ziet. 'Offertes maken' is een bezigheid. 'Offertes liggen binnen twee werkdagen bij de klant, te zien aan de doorlooptijd' is een resultaat.
Naast de resultaten staat het gedrag waarmee iemand ze haalt, en per niveau wat je ziet: wat minimaal moet, wat sterk is en wat uitzonderlijk is. Pas dan kun je in een gesprek zeggen hoe iemand het doet zonder dat het een gevoel is.
De medewerker schrijft de eerste versie, want hij kent het werk het best. Jij leest mee en stelt hem vast. Daarna is het de meetlat in het functioneringsgesprek (de les Het functioneringsgesprek), en wat hij zelf mag beslissen zet je erbij met de les Wie beslist wat.
Geoff Smart en Randy Street, in Who: The A Method for Hiring (2008). Hun scorecard beschrijft een rol met een missie, meetbare resultaten en de competenties: het gedrag waarmee iemand die resultaten haalt. Dat de medewerker zelf de eerste versie schrijft en de leidinggevende vaststelt, komt van Peter Drucker, in The Practice of Management (1954). De lat op drie niveaus is de werkwijze van Boldcaster.
Het doel
Eén zin: zorgt dat X, zodat Y. De X is wat er moet kloppen, de Y waarom het bedrijf dat nodig heeft. Wie het doel kent, kan zelf kiezen als er iets nieuws op zijn bord komt.
De resultaten
Drie tot acht regels, elk met een maatstaf: wat klopt er, en waaraan zie je dat? Waar het kan is de maatstaf een KPI van het scorebord. Meer dan acht is een takenlijst.
Het gedrag
Wat Smart en Street de competenties noemen: hoe iemand zijn resultaten haalt. Kies er een paar die voor deze rol het verschil maken, plus wat jullie kernwaarden vragen. Wie zijn cijfers haalt en onderweg collega's kwijtraakt, doet het niet goed, en dat moet je ergens aan kunnen ophangen.
De lat
Per niveau wat je ziet in het werk: minimaal, sterk en uitzonderlijk. Smart en Street noemen iemand een A-speler als hij met 90% kans de resultaten haalt die maar 10% van de kandidaten haalt. Daar schrijf je 'uitzonderlijk' naartoe.
Vastgesteld
De medewerker schrijft en legt voor, jij stelt vast. Verandert de inhoud, dan bespreek je hem opnieuw en stel je hem opnieuw vast.
Valkuilen
Een doel dat over het hele bedrijf gaat
'Zorgt dat klanten tevreden zijn' past op iedereen. Maak het doel zo smal dat het alleen bij deze rol hoort.
Een concept dat nooit vast komt te staan
Een rol die al maanden op concept staat, is geen afspraak. In het gesprek meet je dan tegen iets dat niemand heeft goedgekeurd, en daar valt over te twisten.
Eén keer schrijven en dan laten liggen
Het bedrijf groeit en de rol groeit mee. Kijk er minstens elk jaar naar, en bij elke grote verandering in het werk.
Kijken en lezen
In één minuut legt de bedenker zelf uit waarom je eerst een scorecard schrijft, met missie, resultaten en competenties, voordat je iemand zoekt of beoordeelt.
Bekijk op YouTubeDe oprichter van Opsware vertelt waarom hij uit frustratie over zijn eigen team opschreef wat een goede en een slechte productmanager doet: een lat voor één rol, zoals jij die op een rolkaart zet.
Bekijk op YouTubeVoor wie meer wil
De medeauteur bij Google over de A-methode, met de scorecard als eerste stap: wat moet deze rol opleveren, en waar meet je iemand aan af. Het begin gaat over de scorecard.
Bekijk op YouTubeLezen
Who: The A Method for Hiring
Geoff Smart en Randy Street · 2008 · ISBN 9780345504197
Het hoofdstuk over de scorecard: een missie in één zin, drie tot acht meetbare resultaten en de competenties die erbij horen. Geschreven voor werven, net zo bruikbaar voor een rol die er al is. Alleen in het Engels.
Bekijk het boekToepassen
- 1
Vraag de medewerker om een eerste versie
Geef hem het stramien: zorgt dat X, zodat Y. Daaronder drie tot acht resultaten, elk met waaraan je het ziet. Laat hem de rolkaart hieronder zien als voorbeeld, en geef hem een week.
- 2
Lees mee met drie vragen
Is dit een resultaat of een taak? Hoort dit doel alleen bij deze rol? Kan ik aan de maatstaf zien of het lukt zonder het aan hem te vragen?
- 3
Maak het gedrag en de lat concreet
Kies samen het gedrag dat in deze rol het verschil maakt. Schrijf per niveau op wat je ziet: minimaal, sterk en uitzonderlijk. Gebruik voorbeelden uit het werk van de afgelopen maanden.
- 4
Zet erbij wat hij zelf beslist
Wat beslist hij zelf, waarover overlegt hij eerst, en wat ligt bij een ander? Zonder dat deel kan de rol in de app niet vastgesteld worden.
Wie beslist wat - 5
Bespreek hem en stel hem vast
Een half uur samen. Bespreek waar jullie het verschillend zien. Stel hem vast als jullie het eens zijn, en zeg erbij dat dit de meetlat is in het volgende gesprek. Kijk er elk jaar opnieuw naar, of eerder als het werk verandert.
Voorbeelden
Rolkaart accountmanager: het doel
Een groothandel in verpakkingen, zestig vaste klanten. Doel: zorgt dat onze vaste klanten elk jaar meer bij ons afnemen, zodat we groeien zonder steeds nieuwe klanten te moeten werven.
Rolkaart accountmanager: de resultaten
1. Vaste klanten nemen meer af, te zien aan de omzet per vaste klant ten opzichte van vorig jaar. 2. Geen klant vertrekt zonder dat we het zagen aankomen, te zien aan het aantal klanten dat in een jaar stopt. 3. Een aanvraag heeft binnen twee werkdagen een offerte, te zien aan de doorlooptijd. 4. De marge blijft op peil, te zien aan de brutomarge op zijn klanten. 5. Wat hij verkoopt kan geleverd worden, te zien aan het aantal orders dat terugkomt omdat er iets niet klopte.
Rolkaart accountmanager: het gedrag
Belt een klant binnen een werkdag terug. Vraagt de binnendienst of iets kan voordat hij het toezegt, niet erna. Zegt nee tegen een korting die de marge onder de lat brengt, en legt de klant uit waarom.
Rolkaart accountmanager: de lat
Minimaal: omzet per vaste klant 3% hoger, hoogstens vier klanten weg, offertes binnen drie werkdagen, marge 26%. Sterk: 8% hoger, hoogstens twee weg, offertes binnen twee werkdagen, marge 28%, en hij meldt zelf welke klant twijfelt voordat die opzegt. Uitzonderlijk: 15% hoger, niemand weg die hij niet zag aankomen, en hij brengt een nieuwe productgroep bij bestaande klanten die de rest van het team overneemt.
De projectleider die al alles deed
Hij schreef twaalf regels, allemaal taken. Bij het meelezen bleven er vier resultaten over: opgeleverd op de afgesproken datum, binnen het budget, met een tevreden klant, en zonder dat de ondernemer hoefde in te grijpen. De rest was hoe hij dat deed.
Twee mensen op hetzelfde doel
De marketeer en de accountmanager schreven allebei 'zorgt dat er genoeg nieuwe klanten komen'. Na het gesprek: de marketeer zorgt dat er elke maand genoeg goede aanvragen binnenkomen, de accountmanager dat die aanvragen klant worden.
Doe dit in je eigen bedrijf
Tot hier is alles gratis. Wat je voor je eigen bedrijf invult, bewaar je in Boldcaster.
- Naar Teamleden. Open een teamlid en vul zijn rol in: doel, verantwoordelijkheden en verwachtingen. Met Voorleggen gaat hij naar de leidinggevende, die hem met Vaststellen vastlegt; dat kan pas als er ook staat wat hij zelf beslist, en dat is de les Wie beslist wat. In de weergave Tabel zie je wie nog geen vastgestelde rol heeft.
- Je kijkt terug op een situatie uit je eigen werk. Wat je invult lees alleen jij.
- Je spreekt een datum met jezelf af, en op die dag vraagt de app hoe het ging.
- Je zet de les klaar voor je team en ziet wie hem gedaan heeft.
- De quiz telt mee, en je ziet welke les hierna komt.
Vier weken gratis. Je komt direct in deze les uit.
Quiz
6 situaties. Je hebt er 5 van de 6 goed nodig. Opnieuw proberen kan altijd.
1.Op de rol van je planner staat: 'maakt elke vrijdag de planning voor de week erna'. Wat is er mis mee?
2.Wie schrijft de eerste versie van een rol die al bestaat?
3.Het doel van je accountmanager is: 'zorgt dat klanten tevreden zijn, zodat het bedrijf groeit'. Wat doe je ermee?
4.Je accountmanager haalt al zijn omzetcijfers, maar collega's lopen om hem heen en klanten klagen over zijn toon. Waar hoort dat op zijn rolkaart?
5.Je binnendienstmedewerker krijgt er na de zomer de inkoop bij. Zijn rol is vorig jaar vastgesteld. Wat doe je?
6.Je wilt een tweede verkoper aannemen. Wat schrijf je volgens Who als eerste op?
Hier wordt niets bewaard. In de app telt de quiz mee voor je voortgang.
Lees hierna
- Wie beslist wat · Je spreekt per besluit af wie het neemt: zelf, in overleg of bij een ander, en iedereen kan het nalezen.
- De 1-op-1 · Je hebt met elke medewerker een vast gesprek dat van hem is.
- De A-player matrix · Je weet wie je team draagt, en wat je met ieder van hen doet.
Weet je niet waar je moet beginnen? Doe de Groeiscan