Mensen · Organiseren tot Groeien
Wie beslist wat
Je spreekt per besluit af wie het neemt: zelf, in overleg of bij een ander, en iedereen kan het nalezen.
Handig om eerst te lezen: Wie heeft de aap?
Herken je dit?
- Een accountmanager geeft een klant 15% korting. Jij hoort het pas bij de factuur.
- Een medewerker belt je op vakantie om te vragen of hij een vervangende laptop mag bestellen.
- Twee mensen passen allebei de prijslijst aan, want ze dachten allebei dat het hun taak was.
- Iets blijft liggen omdat niemand weet of hij erover gaat. 'Ik dacht dat jij dat deed.'
Voor wie en wanneer
Voor ondernemers en leidinggevenden van wie het team nog te vaak vraagt of iets mag, of juist iets beslist waarvan jij dacht dat het bij jou lag. Het speelt zodra je niet meer bij elk besluit aan tafel zit, en opnieuw als er een laag leidinggevenden tussen jou en het werk komt.
Het model
“Type 2 decisions can and should be made quickly by high judgment individuals or small groups.”
Delegeren kent meer standen dan aan en uit. Jurgen Appelo onderscheidt zeven niveaus, van 'ik besluit en vertel het je' tot 'jij besluit, ik hoef het niet te weten'. Daartussen zitten uitleggen, raadplegen, samen besluiten, advies geven en achteraf navragen. Deze les gaat over vaste besluiten per rol, vooraf vastgelegd en voor het hele team naast elkaar; de les Wie heeft de aap? gaat over één stuk werk dat bij je terugkomt, en de les Situationeel leiderschap over hoeveel sturing iemand voor een taak nodig heeft.
Het niveau hoort bij een besluit. Dezelfde verkoper beslist zelf over een afspraak met een klant, overlegt over een korting boven 10% en heeft niets te zeggen over de prijslijst. Appelo zet daarom per besluitgebied in een tabel wie op welk niveau zit: het delegation board.
Boldcaster gebruikt drie niveaus. Beslist zelf: gewoon doen, achteraf niets vragen. Overlegt eerst: het mag, maar niet alleen. Ligt bij: niet van jou, en er staat bij naar wie je loopt. Dat is grover dan zeven, en genoeg om op het moment zelf te weten wat je moet doen.
Welk niveau past, hangt vooral af van wat er misgaat als het besluit verkeerd uitvalt. Bezos noemt de meeste besluiten deuren die je weer terug door kunt. Die laat je snel nemen, zo dicht mogelijk bij het werk. Alleen wat je niet terugdraait, houd je hoger.
Jurgen Appelo: de zeven niveaus van delegeren in Management 3.0 (2011), het delegation board uitgewerkt in Managing for Happiness (2016). Het onderscheid tussen omkeerbare en onomkeerbare besluiten komt van Jeff Bezos, uit zijn brief aan de aandeelhouders van Amazon over 2015.
Beslist zelf
Bij Appelo niveau 6 en 7, navragen en delegeren: de ander besluit, en jij vraagt hoogstens achteraf hoe het ging. Voor alles wat vaak voorkomt, weinig kost en terug te draaien is. Coulance tot € 100, een planning schuiven binnen de week.
Overlegt eerst
Niveau 4 en 5, samen besluiten en advies geven: de ander beslist, met jouw instemming of advies erbij. Hij mag het, maar niet alleen. Schrijf erbij met wie hij overlegt. Een korting boven 10%, een nieuwe leverancier.
Ligt bij
Niveau 1 tot en met 3, vertellen, uitleggen en raadplegen: de ander mag meepraten, maar iemand anders beslist. Voor wat duur is, lang doorwerkt of niet terug kan. Zet de naam erbij, zodat niemand hoeft te raden naar wie hij loopt.
Het bord
Alle regels van het team naast elkaar. Op de kaart van één persoon zie je of zijn regels kloppen. Pas op het bord zie je twee mensen die dezelfde regel onder Beslist zelf hebben. En als je het leest, ook welk besluit bij niemand staat.
Valkuilen
Het staat alleen in jouw hoofd
Je weet zelf precies wat iemand mag. Hij weet het niet, en vraagt het dus na of gokt. Een regel telt pas als de ander hem op het moment zelf kan nalezen zonder iemand te bellen.
Een reglement
Dertig regels per persoon leest niemand op het moment dat het telt. Houd het op een handvol per rol, en schrijf alleen op waar iemand het afgelopen halfjaar over twijfelde of over moest vragen.
Kijken en lezen
Het kanaal van Appelo's Management 3.0 loopt in vier minuten de zeven niveaus door, van 'ik besluit' tot 'jij besluit', met het delegation board erbij.
Bekijk op YouTubeBezos over besluiten die je terug kunt draaien en die je niet terugdraait, en waarom je de eerste snel en laag in de organisatie laat nemen.
Bekijk op YouTubeLezen
Management 3.0: Leading Agile Developers, Developing Agile Leaders
Jurgen Appelo · 2011 · ISBN 9780321712479
De bron van de zeven niveaus. Het hoofdstuk over empowerment is het deel voor deze les; de rest van het boek (413 pagina's) is breder en richt zich op softwareteams.
Bekijk het boekManaging for Happiness
Jurgen Appelo · 2016 · ISBN 9781119268680
Dunner en praktischer, met een eigen hoofdstuk over het delegation board en hoe je het met je team invult. Een werkboek naast het eerste.
Bekijk het boekToepassen
- 1
Begin bij de startlijst
Hieronder staan per gebied van de rolkaart de besluiten die in bijna elk bedrijf terugkomen, met de stand die vaak past. Streep weg wat bij jullie niet speelt en pas de grenzen aan.
- 2
Vul aan met de twijfels van het afgelopen halfjaar
Vraag per persoon: waar twijfelde je of je het mocht, en wat moest je navragen? Wat daar uitkomt en niet op de startlijst staat, komt erbij.
- 3
Kies per besluit een niveau
Beslist zelf, Overlegt eerst of Ligt bij. Vraag je af: wat kost het als het verkeerd uitvalt, en kun je het terugdraaien? Hoe goedkoper en omkeerbaarder, hoe lager het besluit mag liggen.
- 4
Schrijf het zo dat je het op het moment zelf kunt nalezen
Met een grens en een naam: 'Coulance tot € 100', 'Korting boven 10%: eerst met Mark', 'Prijslijst aanpassen ligt bij Mark'. Hoogstens acht regels per persoon.
- 5
Leg het team naast elkaar
Kijk waar twee mensen hetzelfde zelf beslissen, en welke besluiten bij niemand liggen. Los die op voordat het in de praktijk misgaat.
- 6
Kijk er elk halfjaar naar
Komt er een nieuw soort besluit bij, of vertrekt er iemand, pas dan de kaarten aan. Een naam onder Ligt bij van iemand die er niet meer werkt, stuurt mensen naar niemand.
Voorbeelden
Startlijst: Geld uitgeven of weggeven
Een bestelling binnen het budget van je team tot € 1.000: beslist zelf. Coulance aan een klant tot € 100: beslist zelf. Een uitgave buiten het budget of boven € 5.000: ligt bij de directeur.
Startlijst: Toezeggen aan een klant
Een leverdatum binnen de gewone planning: beslist zelf. Korting boven 10% of een afwijkende betaaltermijn: overlegt eerst met de salesmanager. Een contract langer dan een jaar: ligt bij de directeur.
Startlijst: Afwijken van de standaard
Een klus in de week anders inplannen: beslist zelf. Afwijken van de vaste werkwijze voor één klant: overlegt eerst met de proceseigenaar. De prijslijst aanpassen: ligt bij één naam, bijvoorbeeld de salesmanager.
Startlijst: Mensen
Vakantie goedkeuren binnen de bezetting: beslist zelf, bij de teamleider. Een uitzendkracht voor een week: overlegt eerst met de planner. Iemand aannemen of een contract niet verlengen: overlegt eerst, de directeur spreekt mee en kan nee zeggen.
Startlijst: Naar buiten treden
Een bericht op LinkedIn over je eigen werk: beslist zelf. Een klantcase of een offerte met het logo van een klant: overlegt eerst met de accountmanager. De pers te woord staan: ligt bij de directeur.
Startlijst: Manier van werken veranderen
Een eigen sjabloon of checklist: beslist zelf. Een werkwijze die een ander team raakt: overlegt eerst met dat team. Nieuwe software voor het hele bedrijf: ligt bij de directeur of wie de systemen beheert.
Coulance bij de klantenservice
Een installatiebedrijf. De servicemedewerkers belden de directeur bij elke klacht. Nu staat er: coulance tot € 100 beslist zelf, tot € 500 overlegt eerst met de teamleider, daarboven ligt het bij de directeur. De telefoon gaat nog een paar keer per maand.
Twee mensen en één prijslijst
Op het bord van een groothandel staan 'prijzen aanpassen' bij zowel de inkoper als de salesmanager onder Beslist zelf. Dat verklaart de twee prijslijsten. Het wordt: de inkoper beslist, de salesmanager overlegt eerst met hem.
Doe dit in je eigen bedrijf
Tot hier is alles gratis. Wat je voor je eigen bedrijf invult, bewaar je in Boldcaster.
- Naar Bevoegdheden. Hier staan de bevoegdheden van het hele team naast elkaar, per niveau of per persoon. Je ziet wie er nog niets heeft en welke regel bij meer mensen staat. Je vult ze in op de rolkaart van een teamlid.
- Je kijkt terug op een situatie uit je eigen werk. Wat je invult lees alleen jij.
- Je spreekt een datum met jezelf af, en op die dag vraagt de app hoe het ging.
- Je zet de les klaar voor je team en ziet wie hem gedaan heeft.
- De quiz telt mee, en je ziet welke les hierna komt.
Vier weken gratis. Je komt direct in deze les uit.
Quiz
6 situaties. Je hebt er 5 van de 6 goed nodig. Opnieuw proberen kan altijd.
1.Je nieuwe verkoper vraagt bij elke klantafspraak of het mag, maar geeft zonder overleg 20% korting. Wat spreek je af?
2.Een planner wil zelf de volgorde van de klussen in de week kunnen schuiven. Dat is goedkoop en morgen weer terug te zetten. Waar leg je dit besluit?
3.Je hebt in een overleg gezegd dat de servicemedewerkers zelf over coulance mogen beslissen. Ze bellen je nog steeds. Wat helpt het meest?
4.Op de kaart van de planner staat 'Spoedklus inplannen: ligt bij'. Bij een spoedklus belt hij drie mensen. Wat ontbreekt?
5.Op het bord staat 'Vakantie goedkeuren' bij de teamleider én bij de planner onder Beslist zelf. Wat doe je?
6.Je projectleider vraagt elke maand of hij een zzp'er mag inhuren voor een piek. Je zegt elke keer ja. Wat doe je?
Hier wordt niets bewaard. In de app telt de quiz mee voor je voortgang.
Lees hierna
- De A-player matrix · Je weet wie je team draagt, en wat je met ieder van hen doet.
- Een rol met een doel · Iedereen in je team weet waarvoor zijn rol bestaat en waaraan jullie allebei zien dat hij het goed doet.
- Eigenaar van je werk · Je brengt een probleem met een voorstel, neemt de besluiten die bij jou liggen en maakt af wat je oppakt.
Weet je niet waar je moet beginnen? Doe de Groeiscan