Ritme · Organiseren tot Schalen
Het jaar afsluiten en het nieuwe plannen
Je sluit het jaar af met twee dagen waarin het MT vier kwartalen naast elkaar legt, de strategie toetst en kiest wat stopt, en met de prioriteiten van het eerste kwartaal naar huis gaat.
Handig om eerst te lezen: De kwartaalsessie, Je strategie op één pagina
Herken je dit?
- Het is half januari. Het nieuwe jaar loopt al, en het jaarplan moet nog gemaakt worden.
- Je jaarplan voor volgend jaar lijkt sterk op dat van vorig jaar. Twee punten staan er voor de derde keer in.
- Bij het terugkijken gaat het vooral over het laatste kwartaal. Wat er in maart gebeurde weet niemand meer precies.
- Elk jaar komt er iets bij in het plan. Er gaat nooit iets af.
Voor wie en wanneer
Voor ondernemers en MT's die het jaar laten overlopen in het volgende, of in januari een plan maken dat lijkt op dat van vorig jaar. Het begint te spelen als niet iedereen meer weet wat er dit jaar is gebeurd. In Bewijzen is één dag met je compagnon of je eerste mensen genoeg; twee dagen en een doel voor drie jaar zijn daar nog te vroeg.
Het model
Een jaar is lang genoeg om patronen te zien die je in een kwartaal mist. Een klant die elk kwartaal klaagde over de levertijd, een prioriteit die vier keer terugkwam, een team dat in het voorjaar al overliep. Per kwartaal is dat elke keer een los probleem. Over twaalf maanden zie je dat het steeds hetzelfde was.
Het jaar is ook het moment om de strategie te toetsen, vak voor vak op het canvas uit Je strategie op één pagina. Meestal blijft de richting staan. Verander alleen wat het jaar aantoonbaar heeft weerlegd. En een plan dat alleen toevoegt loopt vast: naast het gewone werk is er ruimte voor drie tot vijf speerpunten, en wat er niet bij hoort leg je bewust weg.
De jaarsessie eindigt pas als het eerste kwartaal klaarstaat. Hoe je die prioriteiten kiest staat in De kwartaalsessie; deze les gaat over wat alleen het jaar kan. Elk speerpunt krijgt een eigenaar uit het MT.
Verne Harnish, Scaling Up (2014). De jaarplanning is het langste overleg in zijn ritme: het MT kijkt terug op het jaar, toetst de strategie, kiest drie tot vijf speerpunten voor het komende jaar en leidt daar het eerste kwartaal van af. Vooraf vraagt hij het team wat het bedrijf moet beginnen, stoppen en vasthouden (Start/Stop/Keep).
Valkuilen
Alleen het laatste kwartaal
Wat in oktober gebeurde voelt groter dan wat in maart gebeurde. Leg de kwartalen er echt naast, anders plan je het nieuwe jaar op het humeur van de laatste weken.
Elk jaar een nieuwe strategie
Je kernwaarden, je kernklant en je doel voor over drie jaar gaan langer mee dan één jaar. Schrijf je ze elk jaar opnieuw, dan stuurt niemand er nog op.
Kijken en lezen
In een minuut op een whiteboard: vraag je team wat je moet beginnen, stoppen en voortzetten. Dezelfde vraag als de Start/Stop/Keep die Harnish voor de jaarplanning gebruikt.
Bekijk op YouTubeWaarom de meeste dagen buiten de deur mislukken, te los of te strak, en wat hun beste offsite in jaren anders deed. Lang; de eerste tien minuten geven de kern.
Bekijk op YouTubeVoor wie meer wil
De bedenker van het overlegritme legt in een Nederlandse uitzending, tijdens een masterclass in Amsterdam, zijn methode voor groei uit, met ondernemers aan tafel.
Bekijk op YouTubeLezen
Scaling Up: How a Few Companies Make It...and Why the Rest Don't
Verne Harnish · 2014 · ISBN 9780986019524
De bron van de jaarplanning in het ritme: terugkijken op het jaar, de speerpunten voor het komende jaar op één pagina, en het eerste kwartaal eruit afleiden. In het Nederlands verschenen als Scaling up: de groeiformule (Business Contact, 2016), ISBN 9789047008682.
Bekijk het boekToepassen
- 1
Zet de twee dagen nu vast
In december of uiterlijk de eerste week van januari, met het MT, liefst buiten de deur. Kies wie leidt: een MT-lid of iemand van buiten. Eind van het jaar zitten de agenda's vol, dus doe het nu.
- 2
Vraag drie weken vooraf om de jaarreflectie
Met een datum waarop hij binnen moet zijn. Zet er met Vragen beheren één vraag bij: wat moet het bedrijf volgens jou volgend jaar beginnen, waar moet het mee stoppen, en wat moet het vasthouden?
- 3
Leg het canvas op tafel
Print het strategisch canvas zoals het nu is. Op dag 1 loop je het vak voor vak langs met één vraag: klopt dit nog met wat het jaar liet zien?
Je strategie op één pagina - 4
Schrijf de doelen voor het jaar op
Op dag 2 worden de speerpunten doelen met een getal en een eigenaar.
Doelstellingen voor dit jaar
Voorbeelden
Om mee te nemen: de jaarsessie (twee dagen)
Wie: het MT. Een leidt en bewaakt de tijd, een schrijft op. Vooraf klaar: de jaarreflecties van iedereen, met wat het bedrijf moet beginnen, stoppen en vasthouden. De prioriteiten van alle vier de kwartalen met hoe ze afliepen. Het scorebord en de cijfers over het hele jaar. Het canvas, geprint. Dag 1: terugkijken en toetsen 9:00 tot 9:30: de ronde. Ieder zegt het jaar in één zin. 9:30 tot 11:00: vier kwartalen naast elkaar. Welke prioriteiten zijn behaald, welke steeds doorgeschoven? Welke getallen bewogen, en welke niet? 11:15 tot 12:30: de jaarreflecties. Welke thema's komen vaker terug? Tel wat het team wil beginnen, stoppen en vasthouden. 13:30 tot 15:30: de strategie toetsen, vak voor vak op het canvas. Wat aantoonbaar niet meer klopt gaat op een lijst met wijzigingen. De rest blijft staan. 15:45 tot 17:00: wat stoppen we? Schrijf op wat je bewust weglegt, ook als het een goed idee is. Pauzes: koffie om 11:00 en 15:30, lunch van 12:30 tot 13:30. Dag 2: kiezen en klaarzetten 9:00 tot 9:15: wat is na een nacht slapen blijven hangen? 9:15 tot 11:00: de doelen voor het jaar en drie tot vijf speerpunten, elk met een eigenaar uit het MT. 11:15 tot 12:30: het eerste kwartaal. De prioriteiten voor januari tot en met maart, en de KPI-doelen voor dat kwartaal. 13:30 tot 14:30: wat vertellen we het bedrijf, en wie doet dat? Ieder MT-lid vertelt het in de eerste week aan zijn eigen team. 14:30 tot 15:00: de datums van de vier kwartaalsessies en de volgende jaarsessie, en een cijfer voor deze twee dagen. Na afloop ligt vast: de wijzigingen op het canvas, de doelen en speerpunten met eigenaar, de lijst die bewust is weggelegd, de prioriteiten van het eerste kwartaal, en de datums.
Wat het jaar liet zien
Bij het terugkijken blijkt dat de drie grootste klanten van dit jaar allemaal via partners kwamen. Niemand had dat zo gezien, omdat elke deal los besproken werd. Het speerpunt voor volgend jaar wordt meer partners, en de koude acquisitie stopt.
Een lijst die bewust is weggelegd
Het jaarplan van vorig jaar had acht punten, en er kwamen er drie bij. In de jaarsessie kiest het MT er vier. De andere zeven staan op een lijst die in de eerste kwartaalsessie weer op tafel ligt.
Doe dit in je eigen bedrijf
Tot hier is alles gratis. Wat je voor je eigen bedrijf invult, bewaar je in Boldcaster.
- Naar de jaarreflectie. Daar schrijf je je terugblik op het jaar en wat de organisatie volgens jou volgend jaar moet doen. Met Vragen beheren zet je er de vraag naar beginnen, stoppen en vasthouden bij. In het Teamoverzicht zie je wie zijn reflectie heeft ingediend en wat ieder schreef.
- Je kijkt terug op een situatie uit je eigen werk. Wat je invult lees alleen jij.
- Je spreekt een datum met jezelf af, en op die dag vraagt de app hoe het ging.
- Je zet de les klaar voor je team en ziet wie hem gedaan heeft.
- De quiz telt mee, en je ziet welke les hierna komt.
Vier weken gratis. Je komt direct in deze les uit.
Quiz
6 situaties. Je hebt er 5 van de 6 goed nodig. Opnieuw proberen kan altijd.
1.Het is 10 januari. Je wilt deze maand het jaarplan maken en daarna de prioriteiten voor het eerste kwartaal. Wat is het probleem?
2.'Klanttevredenheid meten' staat voor de derde keer in het jaarplan. Wat doe je eerst?
3.Je compagnon wil het jaarplan met zijn tweeën maken op een zaterdag. Het team hoort het in januari. Wat zeg je?
4.Op dag 1 stelt iemand voor de kernklant en de kernwaarden opnieuw te bepalen, omdat het een nieuw jaar is. Wat zeg je?
5.Uit de jaarreflecties komen negen thema's. Het MT vindt ze allemaal belangrijk. Wat doe je?
6.Het is twee uur op de tweede dag. Jullie hebben een richting en vier speerpunten. Wat doe je voordat jullie stoppen?
Hier wordt niets bewaard. In de app telt de quiz mee voor je voortgang.
Lees hierna
- Een rol met een doel · Iedereen in je team weet waarvoor zijn rol bestaat en waaraan jullie allebei zien dat hij het goed doet.
Weet je niet waar je moet beginnen? Doe de Groeiscan