Ritme · Bewijzen tot Groeien
De kwartaalsessie
Je houdt elk kwartaal een dagdeel met je team dat de prioriteiten afsluit, er de les uit haalt, en eindigt met een paar nieuwe prioriteiten en de KPI-doelen voor het volgende kwartaal.
Handig om eerst te lezen: Het ritme van een groeiend bedrijf, Een rock die je haalt
Herken je dit?
- Het kwartaal is voorbij en de nieuwe prioriteiten staan er al. Je hebt ze op zondagavond zelf bedacht.
- In de kwartaalsessie praat iedereen over wat er deze week misging. Over het kwartaal komt het niet.
- Van de vijf prioriteiten van vorig kwartaal zijn er twee af. Niemand vraagt waarom, en er komen er zes nieuwe bij.
- De KPI's van het nieuwe kwartaal hebben op 1 oktober nog geen doel, dus het scorebord is leeg.
- De sessie eindigt met een lange lijst ideeën. Een week later weet niemand meer wat er besloten is.
Voor wie en wanneer
Voor ondernemers en MT's die elk kwartaal prioriteiten zetten en merken dat het een middag praten wordt zonder duidelijke uitkomst. In Bewijzen is twee uur met de mensen die er zijn genoeg, voor twee of drie prioriteiten en een paar getallen. Het volledige dagdeel hieronder past zodra er een MT is.
Het model
“Plans are worthless, but planning is everything.”
Elk kwartaal neem je met het team een dagdeel afstand van het werk. Eerst kijk je terug: welke prioriteiten zijn af, welke niet, en waarom. Dan kies je opnieuw, en zet je de doelen op het scorebord. Wie niet weet waarom het vorige kwartaal twee van de vijf prioriteiten haalde, kiest er nu weer vijf.
De inbreng komt vooraf. Iedereen vult zijn kwartaalreflectie zelf in, voordat hij leest wat de anderen schreven. Zo komt ieder eerst tot een eigen oordeel, en hoor je ook de stille collega. Wie de sessie leidt, leest alles vooraf en maakt er de lijst van onderwerpen van. Dat hoeft niet de ondernemer te zijn; die doet beter mee als een van de deelnemers.
Elke eigenaar sluit zijn eigen prioriteit af en draagt zelf een nieuwe aan. Het gaat om wat jullie leren over kiezen en uitvoeren. Het weekoverleg (Een overleg dat ergens over gaat) houdt het kwartaal daarna op tafel; Het jaar afsluiten en het nieuwe plannen kijkt over vier kwartalen heen.
Verne Harnish, Scaling Up (2014), de kwartaalsessie (quarterly planning session): terugkijken op het afgelopen kwartaal, de lessen eruit halen, en de prioriteiten van het volgende kiezen. Buiten de deur, weg van het dagelijkse werk.
Valkuilen
De ondernemer kiest alvast
Je komt binnen met de prioriteiten al op papier. Dan wordt de sessie een presentatie, en is de teaminput voor de vorm. Lees eerst wat je team schreef, en kies daarna.
Het weekoverleg, maar dan langer
De sessie loopt vol met lopende zaken en brandjes. Die horen in het weekoverleg. Zet ze op een lijst en ga verder met het kwartaal.
Op naam reageren
Een medewerker schrijft eerlijk dat iets niet loopt, en krijgt in de sessie de wind van voren. Het kwartaal daarna schrijft hij niets meer. Reageer op de inhoud.
Kijken en lezen
Een camera in een echte kwartaalsessie: een MT dat terugkijkt op het kwartaal, de koers naloopt en de prioriteiten voor het volgende zet.
Bekijk op YouTubeIn drie minuten wat je vooraf regelt zodat de kwartaalsessie niet begint met bijpraten.
Bekijk op YouTubeWaarom het MT elk kwartaal buiten de deur bij elkaar komt, uitgelegd door een coach die met de methode van Harnish werkt.
Bekijk op YouTubeLezen
Scaling Up: How a Few Companies Make It...and Why the Rest Don't
Verne Harnish · 2014 · ISBN 9780986019524
De bron van het overlegritme met de kwartaalsessie: terugkijken, lessen eruit halen en de prioriteiten van het volgende kwartaal kiezen. In het Nederlands verschenen als Scaling up: de groeiformule (Business Contact, 2016, ISBN 9789047008682).
Bekijk het boekToepassen
- 1
Zet de sessies voor het hele jaar vast
Een dagdeel in de eerste of tweede week van het nieuwe kwartaal, liefst buiten het kantoor. Kies ook wie leidt.
- 2
Vraag een week vooraf om de kwartaalreflectie
Iedereen die meedoet vult hem in, ook jij, en jij voor de deadline. Doe je het zelf niet, dan neemt niemand het serieus.
- 3
Maak van de teaminput de lijst van onderwerpen
Wie leidt leest onder Teaminput wat het team schreef. Welke thema's komen vaker terug? Welke issues en kansen noemt meer dan één persoon?
- 4
Laat elke eigenaar een nieuwe prioriteit voorbereiden
Wie een prioriteit aandraagt, schrijft hem vooraf op met een zin die zegt wanneer hij af is. Dan kan de sessie meteen kiezen.
Een rock die je haalt
Voorbeelden
Om mee te nemen: de kwartaalsessie (een dagdeel, 4 uur)
Wie: het MT, of de mensen die de prioriteiten dragen. Een leidt en bewaakt de tijd, een schrijft op. Vooraf klaar: de kwartaalreflecties van iedereen, een week voor de sessie. Het scorebord bijgewerkt tot de laatste week. De lijst van onderwerpen uit de teaminput. Per eigenaar een voorstel voor een nieuwe prioriteit. 0:00 tot 0:15: de ronde. Ieder zegt in één zin wat hem van dit kwartaal het meest is bijgebleven. 0:15 tot 0:45: het kwartaal in getallen. Welke KPI's stonden op koers, welke niet, en sinds wanneer. 0:45 tot 1:30: de prioriteiten afsluiten. Per prioriteit zegt de eigenaar: behaald, deels of niet, en waarom. Schrijf twee of drie lessen op over hoe jullie kozen. 1:30 tot 1:45: pauze. 1:45 tot 2:15: de teaminput. Wat kwam vaker terug, en wat zegt dat over het volgende kwartaal? 2:15 tot 3:15: nieuwe prioriteiten. Leg alle voorstellen naast elkaar en kies er drie tot vijf, elk met één eigenaar. Wat niet gekozen wordt, gaat op de lijst voor later. 3:15 tot 3:40: de KPI-doelen. Neem de doelen van het vorige kwartaal over en stel per KPI bij wat de nieuwe prioriteiten vragen. 3:40 tot 4:00: wat vertellen we het team, en wie doet dat? Daarna geeft ieder de sessie een cijfer. Na afloop ligt vast: de prioriteiten op Prioriteiten met eigenaar, de doelen op het scorebord, de lijst voor later, en het eerste weekoverleg van het kwartaal begint ermee.
Wat de teaminput liet zien
Drie van de acht teamleden schrijven in hun reflectie dat de planning van monteurs elke week vastloopt. De directeur had het niet op zijn lijstje staan. Het wordt een prioriteit, met de planner als eigenaar.
Wat het terugkijken liet zien
Van de vijf prioriteiten zijn er twee af. De andere drie bleken werk voor een half jaar, zoals een nieuw boekhoudpakket. Dit kwartaal kiezen ze er drie, en van het boekhoudpakket alleen het eerste deel: eind maart loopt de facturatie erin.
Doe dit in je eigen bedrijf
Tot hier is alles gratis. Wat je voor je eigen bedrijf invult, bewaar je in Boldcaster.
- Naar de kwartaalreflectie. Daar vul je je eigen kwartaalreflectie in, en leest wie de sessie leidt daarna onder Teaminput de inbreng van het team. Op Overleg kies je Kwartaaloverleg en zet je deze agenda erin met Agenda aanpassen. In de sessie sluit je op Prioriteiten het kwartaal af, en neem je op het KPI-scorebord de doelen van het vorige kwartaal over om ze bij te stellen.
- Je kijkt terug op een situatie uit je eigen werk. Wat je invult lees alleen jij.
- Je spreekt een datum met jezelf af, en op die dag vraagt de app hoe het ging.
- Je zet de les klaar voor je team en ziet wie hem gedaan heeft.
- De quiz telt mee, en je ziet welke les hierna komt.
Vier weken gratis. Je komt direct in deze les uit.
Quiz
6 situaties. Je hebt er 5 van de 6 goed nodig. Opnieuw proberen kan altijd.
1.Je hebt de prioriteiten voor volgend kwartaal al bedacht. Je team heeft zijn kwartaalreflectie ingevuld, maar je hebt hem nog niet gelezen. Wat doe je?
2.Van de vijf prioriteiten van vorig kwartaal zijn er twee af. Wat is de beste eerste vraag in de sessie?
3.Halverwege de sessie begint het MT over een klant die deze week boos belde. Wat doe je?
4.De nieuwe prioriteiten staan. Het is tien voor twaalf en iedereen wil lunchen. De KPI's hebben voor het nieuwe kwartaal nog geen doel. Wat doe je?
5.De sessie levert veertien goede ideeën op. Wat maak je ervan?
6.Zes weken in het kwartaal valt een grote klant weg, en een prioriteit klopt niet meer. Wat doe je?
Hier wordt niets bewaard. In de app telt de quiz mee voor je voortgang.
Lees hierna
- Het jaar afsluiten en het nieuwe plannen · Je sluit het jaar af met twee dagen waarin het MT vier kwartalen naast elkaar legt, de strategie toetst en kiest wat stopt, en met de prioriteiten van het eerste kwartaal naar huis gaat.
- Eigenaarschap in je team · Je weet per team of de missie, het mandaat en jouw handen thuis er staan, en je laat het volgende besluit van een ander staan.
Weet je niet waar je moet beginnen? Doe de Groeiscan