Persoonlijk leiderschap · Bewijzen tot Schalen
Je tijd beschermen
Je zet je belangrijkste werk in vaste blokken in je agenda, en je kijkt naar mail en chat op momenten die jij kiest.
Handig om eerst te lezen: De dag goed beginnen
Herken je dit?
- Je had een ochtend gepland voor het rapport. Om twaalf uur heb je veertig berichten beantwoord en staat er nog geen alinea.
- Elke keer dat de chat oplicht kijk je even, en daarna duurt het tien minuten voordat je weer weet waar je was.
- Je doet de hele week wat het hardst roept, en het ding dat er echt toe doet schuift naar volgende week.
- Je zegt ja op elk overleg, en je eigen werk doe je 's avonds.
- Een collega vraagt of je 'even' kunt meekijken, en een uur later zit je nog steeds in zijn probleem.
Voor wie en wanneer
Voor iedereen die de hele dag bezig is en aan het eind niet aan het echte werk is toegekomen. Het speelt zodra je werk hebt dat denkwerk vraagt en collega's die je de hele dag kunnen bereiken. In een vroege fase, als je met een paar mensen aan één tafel zit, is snel antwoorden vaak belangrijker dan ongestoord werken; spreek dan samen een paar stille uren af in plaats van ieder voor zich.
Het model
“Ik heb twee soorten problemen: de dringende en de belangrijke. De dringende zijn niet belangrijk, en de belangrijke zijn nooit dringend.”
Newport onderscheidt twee soorten werk. Diep werk is werk dat je volle aandacht vraagt en waar je beter in wordt: een offerte opbouwen, een analyse, code, een plan. Ondiep werk kan ook half afgeleid: mail, chat, iets inplannen, iets doorsturen. Diep werk levert het meeste op, en het is het eerste dat sneuvelt als je de hele dag bereikbaar bent.
Wie van taak wisselt, neemt een deel van zijn aandacht mee. Na een blik op de chat zit je hoofd nog even bij dat bericht, ook als je al terug bent in je rapport. Daarom helpt het niet om af en toe even te kijken. Je zet diep werk in blokken van een uur of twee waarin je niet kijkt, en het ondiepe werk bundel je op vaste momenten.
Covey zet je werk in vier vakken: dringend of niet, belangrijk of niet. Dringend is wat nu om aandacht vraagt. Belangrijk is wat bijdraagt aan je rol en je prioriteiten. Het meeste gaat mis in het vak dringend maar niet belangrijk: berichten, telefoontjes en vragen die voelen alsof ze nu moeten, en die van een ander zijn. Wat belangrijk is en niet dringend, zoals een plan of het werk aan je prioriteit, gebeurt alleen als je er vooraf tijd voor zet.
Deze les gaat over de uren van je dag. Welke drie dingen je vandaag afmaakt staat in de les De dag goed beginnen, wat er deze week op je bord staat in Plannen in weken. Hier zet je die dingen in je agenda, en beslis je wat je laat liggen. Je leidinggevende zegt wat er af moet. Wanneer je eraan werkt is aan jou, en als jij je agenda niet vult, doen anderen het.
Cal Newport, Deep Work (2016): geconcentreerd werk in blokken, en het ondiepe werk zoals mail gebundeld. De matrix van dringend en belangrijk bracht Stephen Covey in De zeven eigenschappen van effectief leiderschap (1989) en First Things First (1994, met A. Roger en Rebecca Merrill). Hij heet ook de Eisenhower-matrix, naar de uitspraak hieronder.
Dringend en belangrijk
Crisis, een klant die nu belt met een storing, een deadline van vandaag. Dit doe je meteen. Komt het elke week voor, dan hoort het in het vak hieronder: voorkomen.
Belangrijk, niet dringend
Je prioriteit, een plan, iets verbeteren, een gesprek dat je al weken uitstelt. Niemand vraagt erom, dus zet je het in een blok in je agenda voordat de week begint.
Dringend, niet belangrijk
De meeste berichten, veel overleggen, de vraag of je even kunt kijken. Bundel het op vaste momenten, geef het terug aan wie erover gaat, of zeg dat het later wordt.
Niet dringend, niet belangrijk
Nieuwsbrieven, een kanaal waar je niets mee hoeft, een rapport dat niemand leest. Laat het liggen of zet het uit.
Valkuilen
Een blok dat iedereen mag verschuiven
Je zet een blok in je agenda, en de eerste die een overleg plant schuift erover. Behandel het blok als een afspraak met een klant: je verzet hem alleen voor iets dat echt dringend en belangrijk is, en dan zet je hem meteen ergens anders neer.
Onbereikbaar zonder het te zeggen
Zet je de chat uit zonder dat iemand het weet, dan denken collega's dat je ze negeert. Zeg wanneer je kijkt, en hoe ze je bereiken als het echt niet kan wachten. Dan kunnen ze erop rekenen.
Kijken en lezen
De bedenker zelf over waar het idee vandaan komt en waarom geconcentreerd werk schaars en waardevol is.
Bekijk op YouTubeCovey met een emmer en stenen: wie eerst het kleine werk erin doet, krijgt het belangrijke er niet meer bij. Van dit beeld heeft de rock zijn naam (de les Een rock die je haalt).
Bekijk op YouTubeDe vier vakken van dringend en belangrijk, met per vak wat je ermee doet.
Bekijk op YouTubeVoor wie meer wil
Tien jaar na het boek loopt Newport zijn regels opnieuw langs: wat er nog klopt nu chat en AI de dag vullen. Voor wie meer wil.
Bekijk op YouTubeLezen
Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World
Cal Newport · 2016 · ISBN 9781455586691
Het eerste deel zegt waarom geconcentreerd werk ertoe doet, het tweede geeft vier regels om het te doen. Rond de 300 bladzijden. In het Nederlands verschenen als Diep werk (2019, ISBN 9789047012436).
Bekijk het boekFirst Things First
Stephen R. Covey, A. Roger Merrill en Rebecca R. Merrill · 1994 · ISBN 9780684802039
Het boek waarin Covey de matrix van dringend en belangrijk uitwerkt, met hoe je een week plant rond wat belangrijk is. Voor wie het vak belangrijk maar niet dringend wil leren vullen.
Bekijk het boekToepassen
- 1
Kijk een week terug in je agenda
Zet bij elk blok een letter: D voor diep werk, O voor ondiep werk, of een overleg. Tel hoeveel uur diep werk er overbleef. Bij de meeste mensen is dat minder dan ze denken.
- 2
Zet je blokken voordat de week begint
Twee of drie blokken diep werk per week om te beginnen, elk anderhalf tot twee uur, liefst op het moment van de dag dat je het helderst bent. Zet erin waaraan je werkt: niet 'focustijd', maar 'prijsopbouw offerte'. Wat je in die blokken doet, kies je van je weekbord.
Plannen in weken - 3
Kies je vaste momenten voor mail en chat
Bijvoorbeeld om negen uur, om half een en om vier uur. Daartussen staan meldingen uit. Zeg je team wanneer je kijkt, en dat ze bellen als het echt niet kan wachten.
- 4
Vraag bij elk verzoek: van wie is dit, en hoe dringend echt?
Is het van een ander, geef het terug met een voorstel. Kan het morgen, zeg dat. Hoort het bij jou en is het dringend, pak het op en zet het blok dat je verliest ergens anders neer.
Wie heeft de aap?
Voorbeelden
Om mee te nemen: een weekrooster met blokken
Maandag 08:30 tot 09:00 week plannen, top 3 van vandaag 09:00 tot 09:15 mail en chat 09:15 tot 11:15 diep werk: [waaraan] 11:15 tot 12:30 overleg, telefoontjes 12:30 tot 12:45 mail en chat 13:30 tot 16:00 overleg, ondiep werk 16:00 tot 16:30 mail en chat, morgen klaarzetten Dinsdag en donderdag 09:15 tot 11:15 diep werk: [waaraan] De rest zoals maandag. Woensdag Geen blok: ruimte voor overleg, klanten en wat er tussendoor kwam. Vrijdag 09:15 tot 11:00 diep werk: [waaraan] 15:30 tot 16:00 week afsluiten Regels: in een blok staan meldingen uit. Een blok verzet je alleen voor iets dat dringend en belangrijk is, en dan zet je hem meteen ergens anders.
Wat je je team laat weten
'Ik kijk naar mail en chat om negen uur, half een en vier uur. Daartussen werk ik aan mijn prioriteit. Brandt er iets, bel me dan.' Zet het in je status of onder je naam in de chat, zodat niemand het hoeft te onthouden.
Een collega vraagt of je even kunt meekijken
Fout: je zegt 'ja hoor' midden in je blok, en een uur later zit je in zijn probleem. Goed: 'Ik zit nu in mijn blok tot elf uur. Kan het tot dan wachten? Zo niet, wat heb je precies van me nodig?' Vaak kan het wachten. Kan het niet, dan weet je waarom je je blok opgeeft.
Een planner bij een groothandel
Hij wordt de hele dag gebeld door chauffeurs en verkopers, en de planning voor volgende week maakt hij 's avonds thuis. Hij spreekt met zijn leidinggevende af dat een collega de telefoon tussen negen en elf aanneemt, en dat hij om elf uur alles terugbelt. De planning is voortaan donderdag om twaalf uur klaar.
Doe dit in je eigen bedrijf
Tot hier is alles gratis. Wat je voor je eigen bedrijf invult, bewaar je in Boldcaster.
- Je kijkt terug op een situatie uit je eigen werk. Wat je invult lees alleen jij.
- Je spreekt een datum met jezelf af, en op die dag vraagt de app hoe het ging.
- Je zet de les klaar voor je team en ziet wie hem gedaan heeft.
- De quiz telt mee, en je ziet welke les hierna komt.
Vier weken gratis. Je komt direct in deze les uit.
Quiz
6 situaties. Je hebt er 5 van de 6 goed nodig. Opnieuw proberen kan altijd.
1.Je werkt aan een offerte en houdt de chat open, zodat je snel kunt antwoorden. Je kijkt er elke tien minuten even naar. Wat zegt het model?
2.Je wilt al twee maanden de werkinstructie voor nieuwe collega's opschrijven. Niemand vraagt erom, en elke week gaat er een halve dag op aan het uitleggen. In welk vak hoort het, en wat doe je?
3.Een collega plant een overleg midden in je blok voor diep werk. Je bent er niet echt nodig, je zou alleen meeluisteren. Wat doe je?
4.In je blok belt een klant: zijn systeem ligt eruit, en jij bent de enige die het kan oplossen. Wat past bij deze les?
5.Een verkoper vraagt jou elke dag om een prijs uit het systeem te halen. Hij kan er zelf bij, maar vindt het makkelijker als jij het doet. Wat doe je?
6.Je zet voortaan de chat uit tussen negen en elf. Na een week vraagt je leidinggevende waarom je niet reageerde. Wat had je anders moeten doen?
Hier wordt niets bewaard. In de app telt de quiz mee voor je voortgang.
Lees hierna
- Plannen in weken · Je begint elke week met een weekfocus en een bord met alleen wat af kan, en je sluit hem op vrijdag af met een besluit over elke kaart die nog openstaat.
Weet je niet waar je moet beginnen? Doe de Groeiscan