Ritme · Bewijzen tot Organiseren
Plannen in weken
Je begint elke week met een weekfocus en een bord met alleen wat af kan, en je sluit hem op vrijdag af met een besluit over elke kaart die nog openstaat.
Herken je dit?
- Op maandag staan er dertig dingen op je lijst. Op vrijdag zijn het er nog achtentwintig, en er zijn er vijftien bijgekomen.
- Je bent de hele week bezig geweest, en op vrijdag kun je niet zeggen wat er af is.
- Dezelfde taak staat al zes weken op de lijst. Niemand haalt hem eraf en niemand pakt hem op.
- De taken van je prioriteiten komen pas in de laatste twee weken van het kwartaal aan de beurt.
Voor wie en wanneer
Voor iedereen die het hele kwartaal druk is en aan het eind toch zijn prioriteiten niet haalt. Het begint te spelen zodra het werk niet meer in één hoofd past.
Het model
Een kwartaal is te lang om op te sturen. Wat je in week twee niet oppakt, merk je pas in week twaalf. Daarom knip je het in weken. Elke week heeft een vaste lengte en één doel: op maandag kies je wat erin past, op vrijdag kijk je wat er af is en besluit je over de rest.
Alles wat ooit moet staat in de backlog, ook de taken onder je prioriteiten en projecten. Op het bord van deze week staat alleen wat je deze week afmaakt, in kolommen als te doen, bezig en klaar. De rest blijft in de backlog en vraagt deze week geen aandacht. Na een paar weken weet je hoeveel je echt in een week afmaakt.
Ieder zet zijn eigen kaarten op het bord en sluit ze zelf af. Wie het team leidt, kiest de weekfocus samen met het team en bewaakt dat de prioriteiten erop staan; hij vult niet de week van iedereen. In Bewijzen is één bord met een paar collega's genoeg. Vanaf Organiseren heeft ieder zijn eigen bord en het team een teambord.
Welke drie dingen van dit bord je vandaag doet, kies je in de les De dag goed beginnen. Wat deze week vastloopt, gaat naar het weekoverleg uit de les Een overleg dat ergens over gaat.
Het weekritme van Verne Harnish (Mastering the Rockefeller Habits, 2002; Scaling Up, 2014), met het bord in kolommen uit Kanban (David J. Anderson, 2010) en het persoonlijke bord van Jim Benson en Tonianne DeMaria Barry (Personal Kanban, 2011). De vaste periode met één doel komt uit de sprint van Scrum.
Een vaste week
Maandag tot en met vrijdag. De week wordt niet langer als het werk niet af is. Is het niet af, dan besluit je wat ermee gebeurt.
Eén weekfocus
Eén zin die zegt wat er vrijdag staat als de week geslaagd is, zoals 'de offerte voor de nieuwe klant ligt bij de klant'. Komt er halverwege iets tussendoor, dan helpt die zin kiezen wat voorgaat. 'Klanten blij maken' helpt daar niet bij.
Alleen wat af kan
Eerst een stap uit je prioriteiten, dan de rest. Zet er niet meer op dan je in een gewone week afmaakt. Een taak die groter is dan een week knip je op.
De week afsluiten
Op vrijdag kies je per open kaart: naar volgende week, terug naar de backlog, of niet gehaald. Zo schuift niets vanzelf door. Daarna één vraag: wat doen we volgende week anders?
Valkuilen
Alleen dagelijks werk op het bord
Het bord staat vol met mails, klantvragen en brandjes, en de taken van je prioriteiten komen er nooit op. Wat je nooit inplant, is aan het eind van het kwartaal niet af.
De leider vult ieders bord
Zet de leider elke maandag de kaarten voor iedereen klaar, dan zijn het zijn kaarten. Op vrijdag sluit niemand ze af, en wachten mensen op de volgende lijst.
Kijken en lezen
De bedenker van het ritme over het kwartier waarmee je de week afsluit: wat er af is en wat je meeneemt naar volgende week.
Bekijk op YouTubeIn het Nederlands en in ruim een minuut: een team dat de week samen bij het bord begint, en wanneer een weekstart beter past dan een dagstart.
Bekijk op YouTubeHoe een bord met kolommen werkt: het werk zichtbaar maken en niet meer tegelijk oppakken dan je afmaakt.
Bekijk op YouTubeLezen
Personal Kanban: Mapping Work, Navigating Life
Jim Benson en Tonianne DeMaria Barry · 2011 · ISBN 9781453802267
Het bord met kolommen voor je eigen werk en dat van een klein team, met twee regels: maak je werk zichtbaar en pak niet te veel tegelijk op. Dun en praktisch. Alleen in het Engels.
Bekijk het boekToepassen
- 1
Sluit eerst de vorige week af
Kijk naar elke kaart die nog openstaat: volgende week, terug naar de backlog, of niet gehaald? Pas daarna plan je de nieuwe week.
- 2
Schrijf de weekfocus in één zin
Wat moet er vrijdag staan zodat deze week geslaagd is? Schrijf het zo dat je op vrijdag ja of nee kunt zeggen.
- 3
Zet eerst een stap uit je prioriteiten erop
Welke stap van je prioriteiten zet je deze week? Die gaat als eerste op het bord, voordat het dagelijkse werk de ruimte vult.
- 4
Kijk na een paar weken wat je echt afmaakt
Hoeveel kaarten haal je gemiddeld op Klaar? Dat getal is je maat. Plan daarna niet meer in dan dat.
Voorbeelden
Om mee te nemen: maandag en vrijdag
Maandag, 20 minuten, met het team. Wie het team leidt, leidt. Vooraf klaar: ieder heeft de vorige week afgesloten en kent de stand van zijn prioriteiten. 0 tot 5 minuten: de weekfocus, in één zin die je vrijdag met ja of nee kunt beantwoorden. 5 tot 15 minuten: ieder zet zijn eigen kaarten op het bord, eerst een stap uit de prioriteiten, dan de rest, en noemt ze hardop. 15 tot 20 minuten: wie heeft van wie iets nodig deze week? Na afloop ligt vast: de weekfocus staat bovenaan, en ieders bord bevat niet meer dan hij in een gewone week afmaakt. Vrijdag, 15 minuten, dezelfde mensen. 0 tot 5 minuten: is de weekfocus gehaald, ja of nee? 5 tot 12 minuten: ieder sluit zijn open kaarten af: naar volgende week, terug naar de backlog, of niet gehaald. 12 tot 15 minuten: wat doen we volgende week anders? Eén ding. Wat vastzit en niet vandaag opgelost wordt, gaat op de lijst voor het weekoverleg. Heeft het team op maandag al een teamoverleg (de les Een overleg dat ergens over gaat), zet dan ieder zijn kaarten vooraf en kies de weekfocus in de ronde daar.
Een installatiebedrijf
De werkvoorbereider zette elke week alles op het bord wat nog moest. Nu begint hij met de weekfocus 'de planning voor het nieuwe project staat en is gedeeld met de monteurs' en zet hij er acht taken op in plaats van dertig. Op vrijdag is de planning af, en de rest staat in de backlog.
Een taak die blijft liggen
'Voorraadsysteem uitzoeken' liep zeven weken mee. Bij het afsluiten noemt de eigenaar hem niet gehaald en zet hem terug in de backlog. In het weekoverleg blijkt dat niemand weet wat 'uitzoeken' is. Hij knipt hem op in drie taken die elk binnen een week af kunnen.
Doe dit in je eigen bedrijf
Tot hier is alles gratis. Wat je voor je eigen bedrijf invult, bewaar je in Boldcaster.
- Naar de Weeksprint. Zet bovenaan de Weekfocus, kies Mijn bord of Teambord, haal met Deze week oppakken taken uit je prioriteiten en projecten, en sluit op vrijdag af met Week afsluiten: per open kaart naar volgende week, terug naar de backlog of niet gehaald.
- Je kijkt terug op een situatie uit je eigen werk. Wat je invult lees alleen jij.
- Je spreekt een datum met jezelf af, en op die dag vraagt de app hoe het ging.
- Je zet de les klaar voor je team en ziet wie hem gedaan heeft.
- De quiz telt mee, en je ziet welke les hierna komt.
Vier weken gratis. Je komt direct in deze les uit.
Quiz
7 situaties. Je hebt er 6 van de 7 goed nodig. Opnieuw proberen kan altijd.
1.Een teamleider zet op maandag dertig taken op het bord. Op vrijdag zijn er acht af. Wat helpt volgende week het meest?
2.Welke weekfocus helpt het meest als er halverwege de week iets tussendoor komt?
3.Een taak loopt al zes weken mee op het bord, steeds doorgeschoven. Wat doe je bij het afsluiten van de week?
4.Een ondernemer haalt zijn prioriteiten al drie kwartalen niet. Zijn weekbord staat vol met klantwerk en mails. Wat is de eerste stap?
5.Het is een drukke week en op vrijdag is de helft niet af. Een collega stelt voor de week tot dinsdag te laten doorlopen. Wat doe je?
6.Bij Week afsluiten staat nog een offerte open die pas over drie weken weg moet. Wat kies je?
7.Een teamleider zet elke maandag de kaarten voor zijn hele team klaar. Op vrijdag staan er veel open, en niemand sluit ze af. Wat verander je?
Hier wordt niets bewaard. In de app telt de quiz mee voor je voortgang.
Lees hierna
- Een overleg dat ergens over gaat · Je weekoverleg, teamoverleg en maandoverleg hebben elk een vaste agenda met minuten, en elk overleg eindigt met besluiten met een eigenaar en met wat jullie je mensen vertellen.
- Afspraken die je nakomt · Je vraagt iets zo dat de ander weet wat er af moet en wanneer, je zegt alleen ja als je het kunt, en je meldt het vóór de afgesproken dag als het niet lukt.
Weet je niet waar je moet beginnen? Doe de Groeiscan