Ritme · Fase 3: Organiseren
Terugkijken op de maand
Je vult je maandreflectie zo in dat er iets uit komt: je begint bij wat je vorige maand wilde, zoekt bij elk verschil de oorzaak, en kiest een focus die je over vier weken kunt afvinken.
Herken je dit?
- Je vult de maandreflectie in op de laatste dag, in vijf minuten, en schrijft ongeveer hetzelfde als vorige maand.
- Bij elke tegenvaller staat er 'het was druk'. Dat klopt, maar je leert er niets van.
- In de reflecties van je team staat alleen wat goed ging. Wat er misliep hoor je bij de koffieautomaat.
- Je focus voor volgende maand is 'meer verkopen'. Over vier weken kun je niet zeggen of het gelukt is.
Voor wie en wanneer
Voor iedereen die elke maand een reflectie invult en merkt dat er weinig uit komt, en voor wie een team leidt. Het gaat lonen in Organiseren, als je niet meer alles zelf ziet. Daarvoor is het weekmoment genoeg.
Het model
Na een oefening beantwoordt een eenheid van het Amerikaanse leger vier vragen. Wat wilden we dat er gebeurde? Wat gebeurde er echt? Waarom was er verschil? Wat doen we volgende keer anders? Het werkt omdat het begin vastligt: je legt wat er gebeurde naast wat je vooraf opschreef. Zonder dat punt wordt elke maand 'best goed'.
De maandreflectie in Boldcaster stelt dezelfde vier vragen. De accountability check legt je focus van vorige maand naast wat er gebeurde. Bij je prioriteiten schrijf je wat er gebeurde en waarom. Je focus voor volgende maand is wat je anders doet, en de meetlat van de volgende keer. Deze les stelt die vragen niet opnieuw. Hij gaat over hoe je ze beantwoordt.
Ieder vult zijn eigen reflectie in. Wie een team leidt, leest de reflecties van zijn team vooraf en begint het gesprek erover met de zijne, ook als die tegenvalt. Het gesprek gaat over wat er gebeurde, niet over wie het fout deed. Syed laat zien hoe de luchtvaart van elk ongeluk leert omdat een fout daar informatie is; wie bang is voor de schuldvraag, schrijft alleen nog wat goed ging.
Een probleem dat uit de reflecties komt, los je op zoals in de les Problemen oplossen. Drie maanden samen neem je mee naar de les De kwartaalsessie.
De After Action Review van het Amerikaanse leger, ingevoerd in de jaren zeventig en vastgelegd in de handleiding TC 25-20, A Leader's Guide to After-Action Reviews (1993). Matthew Syed schrijft in Black Box Thinking (2015) over leren van fouten, met de luchtvaart als voorbeeld.
Wat wilde je?
Je focus van vorige maand en de prioriteiten van dit kwartaal. Die schreef je vooraf op. Begin altijd daar, en niet bij wat je je herinnert.
Wat gebeurde er?
De feiten: gedaan, gedeeltelijk of niet gedaan, en de stand van je prioriteiten.
Waarom was er verschil?
De oorzaak, ook als het meeviel. Een prioriteit die vanzelf groen werd, vertelt ook iets: was hij te makkelijk, of had je geluk?
Wat doe je anders?
Eén focus voor volgende maand, zo concreet dat je er over vier weken ja of nee op kunt zeggen. 'Elke vrijdag voor twaalf uur de planning van volgende week rondsturen' kan dat, 'beter plannen' niet.
Valkuilen
'Het was druk' als oorzaak
Druk is het altijd. Vraag waarom juist dit bleef liggen terwijl iets anders wel doorging. Dan zie je welke keuze je maakte.
Een schuldige zoeken
Leidt een tegenvaller in het overleg tot de vraag wie het liet liggen, dan schrijft niemand meer eerlijk. Lees een tegenvaller als informatie over het werk.
Invullen en niets ermee doen
Leest niemand de reflecties, dan wordt invullen een verplichting en schrijven mensen wat je wilt horen. Wie om een reflectie vraagt, leest hem ook.
Kijken en lezen
Het model stap voor stap: de vragen van de After Action Review en hoe een team ze bespreekt zonder een schuldige te zoeken.
Bekijk op YouTubeIn twee minuten wat een After Action Review is: wat er gebeurde, waarom, en hoe het beter kan.
Bekijk op YouTubeWaarom de luchtvaart van elke fout leert en de meeste organisaties niet. Die houding heb je nodig om eerlijk terug te kijken.
Bekijk op YouTubeLezen
Black Box Thinking: Marginal Gains and the Secrets of High Performance
Matthew Syed · 2015 · ISBN 9781473613782
Leesbaar boek over leren van fouten, met de luchtvaart als voorbeeld. Vol verhalen, weinig theorie. Een Nederlandse vertaling is er niet.
Bekijk het boekToepassen
- 1
Zet er een vast half uur voor in je agenda
In de laatste week van de maand, niet op de laatste dag tussen twee afspraken door.
- 2
Begin bij wat je vorige maand zei
Lees je focus van vorige maand terug en zeg eerlijk: gedaan, gedeeltelijk of niet gedaan. Pas daarna kijk je naar de rest.
- 3
Schrijf bij elk verschil waarom
Liep iets achter of juist voor, schrijf dan in een zin waarom. Gebruik de lijst hieronder als je merkt dat je een lege zin schrijft.
- 4
Leid je een team: lees vooraf, en begin met de jouwe
Lees de reflecties van je team voordat je ze samen bespreekt. Zoek twee of drie dingen die bij meer mensen terugkomen. Begin met je eigen accountability check.
Voorbeelden
Om mee te nemen: lege zinnen en wat je ervoor schrijft
'Het was druk.' Schrijf: 'De planning ging twee keer pas op maandag rond, omdat ik op vrijdag eerst de storingen afhandelde.' 'Goede maand gehad.' Schrijf: 'Focus gehaald: de planning ging vier van de vier vrijdagen voor twaalf uur rond.' 'Liep iets achter.' Schrijf: 'Twee weken achter, omdat de leverancier pas op de 20e leverde en ik pas toen nabelde.' 'Meer verkopen.' Schrijf: 'Elke week één bestaande klant bellen over een vervolgopdracht.' 'Het team moet beter communiceren.' Schrijf: 'Ik hoorde pas in week drie dat de planning schoof. Ik vraag het voortaan in de dagstart.'
Om mee te nemen: de reflecties bespreken met je team (30 minuten)
Wie: het team en zijn leider, in de eerste week van de nieuwe maand. Vooraf klaar: ieder heeft zijn reflectie ingediend. De leider heeft ze gelezen en twee of drie dingen gekozen die bij meer mensen terugkomen. 0 tot 5 minuten: de leider leest zijn eigen accountability check voor, ook als die tegenvalt. 5 tot 15 minuten: ieder in een minuut: focus gehaald, ja, deels of nee, en zijn ene inzicht. 15 tot 25 minuten: de twee of drie dingen die terugkomen. Wat is de oorzaak? 25 tot 30 minuten: ieder noemt zijn focus voor volgende maand. Klinkt er een die je niet kunt afvinken, vraag dan hoe je het over vier weken weet. Na afloop ligt vast: ieders focus staat in zijn reflectie. Wat terugkwam en niet in het overleg is opgelost, staat op de issuelijst met een eigenaar. Wat het team niet zelf oplost, neemt de leider mee naar het maandoverleg van het MT, dat met de maandreflecties begint (de les Een overleg dat ergens over gaat).
Een projectleider die zijn focus niet haalde
Hij wilde de planning elke vrijdag voor twaalf uur rondsturen. Het lukte twee van de vier keer. Waarom? Op die vrijdagen kwamen 's ochtends spoedklussen binnen, en die gingen voor. Nieuwe focus: de planning op donderdagmiddag klaarzetten, zodat er op vrijdag alleen nog spoed bij komt.
Een ondernemer die alleen goed nieuws las
In de reflecties van zijn team stond maandenlang weinig dat misging. Hij merkte dat hij bij elke tegenvaller vroeg wie dat had laten liggen. Hij vroeg voortaan wat er gebeurde, en las zijn eigen reflectie als eerste voor als het team de reflecties besprak.
Doe dit in je eigen bedrijf
Tot hier is alles gratis. Wat je voor je eigen bedrijf invult, bewaar je in Boldcaster.
- Naar de Maandreflectie. Onder Mijn reflectie doe je de accountability check op je focus van vorige maand, licht je je prioriteiten toe, schrijf je één inzicht op en kies je je focus voor volgende maand. Wie de reflecties van het team mag lezen, ziet ze in het teamoverzicht en kan ze met Presentatie tonen als jullie ze samen bespreken.
- Je kijkt terug op een situatie uit je eigen werk. Wat je invult lees alleen jij.
- Je spreekt een datum met jezelf af, en op die dag vraagt de app hoe het ging.
- Je zet de les klaar voor je team en ziet wie hem gedaan heeft.
- De quiz telt mee, en je ziet welke les hierna komt.
Vier weken gratis. Je komt direct in deze les uit.
Quiz
7 situaties. Je hebt er 6 van de 7 goed nodig. Opnieuw proberen kan altijd.
1.Een teamleider schrijft in zijn maandreflectie 'goede maand gehad'. Wat ontbreekt er volgens de After Action Review het eerst?
2.Een medewerker schrijft bij een gemiste focus: 'het was druk'. Wat is de beste volgende vraag?
3.In de reflecties van je team staat al maanden bijna niets dat misging. Wat is de meest waarschijnlijke oorzaak?
4.Een prioriteit staat aan het eind van de maand op groen, terwijl er weinig aan gedaan is. Wat schrijf je in je reflectie?
5.Vier teamleden schrijven hun focus voor volgende maand op. Bij welke kun je over vier weken met ja of nee zeggen of het gelukt is?
6.Je bespreekt de maandreflecties met je team. Hoe begin je?
7.Een leverancier leverde te laat en je project liep een week uit. Wat schrijf je bij je eigen aandeel?
Hier wordt niets bewaard. In de app telt de quiz mee voor je voortgang.
Lees hierna
- De kwartaalsessie · Je houdt elk kwartaal een dagdeel met je team dat de prioriteiten afsluit, er de les uit haalt, en eindigt met een paar nieuwe prioriteiten en de KPI-doelen voor het volgende kwartaal.
- Invloed en zorg · Je steekt je energie in wat je op je werk zelf kunt veranderen, en bij wat buiten je bereik ligt kies je bewust: het bij de eigenaar brengen of het laten.
Weet je niet waar je moet beginnen? Doe de Groeiscan