Finance · Bewijzen tot Schalen
Budget, forecast en actuals
Je weet wat je budget, je forecast en je actuals elk doen, onderbouwt je omzet met capaciteit, bezetting en tarief, en verklaart een afwijking per regel.
Handig om eerst te lezen: Je resultatenrekening lezen
Herken je dit?
- In december maken we een begroting, en in maart kijkt niemand er meer naar.
- Elke maand passen we de begroting aan, en aan het eind van het jaar klopt hij precies.
- We liggen achter op de begroting, maar niemand kan zeggen of dat aan de prijs ligt of aan de uren.
- De omzet in de begroting is vorig jaar plus tien procent, omdat dat goed voelde.
- De bank vraagt een prognose voor volgend jaar, en we beginnen bij nul.
Voor wie en wanneer
Voor ondernemers die een begroting maken en hem in maart niet meer openen, of die de begroting elke maand bijstellen tot hij klopt. In Bewijzen is een eenvoudige forecast van je cash al genoeg; een vastgesteld budget heeft pas zin als de omzet voorspelbaar genoeg is om een plan op te bouwen. Vanaf Organiseren stuur je het MT op het budget en praat je elke maand over de afwijkingen.
Het model
Een bedrijf heeft drie reeksen cijfers naast elkaar nodig, en elk doet iets anders. Het budget is je plan voor het jaar. Je stelt het één keer vast, met je MT, en daarna verandert het niet meer. De forecast is wat je nu verwacht. Die werk je bij zodra er iets verandert: een klant die stopt, een medewerker die eerder begint, tien laptops die je toch nodig hebt. De actuals zijn wat er echt gebeurde, uit je boekhouding, per afgesloten maand.
Je meet de actuals tegen het budget. Pas je het budget elke maand aan, dan schuift de lat mee en is er aan het eind van het jaar nooit een afwijking. Dan weet je niet meer of je plan goed was, en het MT leert dat een doel onderhandelbaar is. Een verandering hoort in de forecast. Het budget herzie je alleen bij een verandering die het hele plan raakt, zoals een overname of het verlies van je grootste klant, en ook dan blijft het oude budget staan om tegen te meten.
Een forecast die tot 31 december loopt, wordt in de loop van het jaar steeds korter. In november kijk je nog maar zes weken vooruit, terwijl je dan juist wilt weten of je in maart je salarissen kunt betalen. Een rollende forecast kijkt daarom altijd twaalf maanden vooruit: na elke afgesloten maand gaat die maand naar de actuals en komt er aan het eind een maand bij.
Een omzetaanname is pas iets waard als je hem kunt uitleggen. In een bedrijf dat uren verkoopt, is omzet capaciteit maal bezetting maal tarief. Capaciteit is het aantal uren dat je mensen beschikbaar zijn na vakantie, verzuim en opleiding. Bezetting is het deel daarvan dat je bij klanten in rekening brengt. Tarief is wat je gemiddeld per uur krijgt, na korting. Verkoop je producten of abonnementen, dan is het aantal klanten maal de gemiddelde order maal hoe vaak ze kopen. Met zo'n som kun je bij een afwijking zeggen welk van de drie niet klopte.
De indeling in budget, forecast en actuals is de gangbare in de planning en control (FP&A). De rollende forecast: Steve Morlidge en Steve Player, Future Ready (2010). De splitsing van een omzetafwijking in volume en tarief is de klassieke variantieanalyse uit de bedrijfseconomie.
Budget
Je plan voor het jaar. Eén keer vastgesteld, daarna alleen nog lezen. Het is de lat waar je tegen meet.
Forecast
Wat je nu verwacht, twaalf maanden vooruit. De actuals waar die er zijn, en daarna je beste schatting. Elke maand bijgewerkt.
Actuals
Wat er echt gebeurde, uit je boekhouding. Per afgesloten maand, per regel van je resultatenrekening.
Verschil
Actuals min budget, per regel. Bij omzet is meer voordelig, bij kosten nadelig. Elk groot verschil krijgt een verklaring: wat gebeurde er, en verandert het iets aan de forecast?
Valkuilen
Een afwijking alleen op het totaal
De winst ligt € 37.000 achter. Daar kan niemand iets mee. Splits het per regel, en de omzet in volume en tarief, dan weet je wie er iets mee moet.
Het budget twaalf keer door twaalf delen
In juli en december werken je mensen minder dagen, en sommige klanten kopen per kwartaal. Verdeel je het jaar gelijk over de maanden, dan zie je elke zomer een afwijking die er niet is. Begroot per maand met de werkdagen en het seizoen erin.
Kijken en lezen
Hannah Smolinski legt uit waarom je het budget laat staan en ernaast een rollende forecast bijhoudt, met een voorbeeld uit een dienstverlenend bedrijf.
Bekijk op YouTubeHoe een overzicht van budget naast actuals eruitziet en hoe je de verschillen leest, met per regel de vraag wat er gebeurde.
Bekijk op YouTubeDe Nederlandse woorden die je accountant en de bank gebruiken: de exploitatiebegroting is je budget, de liquiditeitsbegroting wat in de app Cash heet.
Bekijk op YouTubeLezen
Future Ready: How to Master Business Forecasting
Steve Morlidge en Steve Player · 2010 · ISBN 9780470747056
Over het verschil tussen een doel en een verwachting, en waarom een forecast die je tot een doel bijstelt niets meer voorspelt. Met de rollende forecast. 302 bladzijden, voor wie het als controller wil doen. Niet in het Nederlands vertaald.
Bekijk het boekToepassen
- 1
1. Onderbouw je omzet
Schrijf de som op waar je omzet uit komt: capaciteit maal bezetting maal tarief, of klanten maal order maal frequentie. Neem bezetting en tarief van vorig jaar als vertrekpunt en schrijf bij elke afwijking daarvan waarom.
- 2
2. Stel het budget vast
Bespreek het met je MT, per regel en per maand, met de werkdagen en het seizoen erin. Daarna stel je het vast. Vanaf dat moment verander je het niet meer.
- 3
3. Zet elke verandering in de forecast
Een nieuwe klant, een vertrek, een investering: die gaan in de forecast, op het moment dat je ervan weet. Na elke afgesloten maand vul je de actuals in en kijk je twaalf maanden vooruit.
- 4
4. Verklaar elke maand de grote verschillen
Per regel actuals naast budget. Spreek af vanaf welk bedrag een verschil een verklaring krijgt, bijvoorbeeld € 5.000 of vijf procent. Splits de omzet in volume en tarief. Schrijf bij elk verschil of het eenmalig is of in de forecast moet.
- 5
5. Herzie het budget alleen bij een breuk
Een overname, een grote klant die wegvalt, een nieuwe vestiging. Dan herzie je het budget, en meet je verder tegen het eerste budget. Een tegenvaller is geen reden om te herzien.
Voorbeelden
De omzetaanname: een adviesbureau met veertien adviseurs
Capaciteit: 14 adviseurs × 1.600 beschikbare uren per jaar (na vakantie, feestdagen, verzuim en opleiding) = 22.400 uur. Bezetting: 70%, gelijk aan vorig jaar. Dat is 15.680 declarabele uren. Tarief: € 110 gemiddeld per uur, na korting. Omzet: 15.680 × € 110 = € 1.724.800. Voor het eerste kwartaal: 5.600 beschikbare uren, 3.920 declarabel, € 431.200 omzet.
De afwijkingsanalyse over het eerste kwartaal
Regel: Budget / Actuals / Verschil Omzet: € 431.200 / € 414.000 / € 17.200 nadelig Personeel: € 330.000 / € 352.000 / € 22.000 nadelig Huisvesting: € 24.000 / € 24.000 / € 0 Overige bedrijfskosten: € 36.000 / € 34.000 / € 2.000 voordelig Winst (EBITDA): € 41.200 / € 4.000 / € 37.200 nadelig Omzet, gesplitst: Gemaakt: 3.600 declarabele uren tegen € 115. Begroot: 3.920 uur tegen € 110. Volume: (3.600 min 3.920) × € 110 = € 35.200 nadelig. De bezetting was 64% in plaats van 70%. Tarief: (€ 115 min € 110) × 3.600 = € 18.000 voordelig. De tariefsverhoging van januari is gelukt. Samen € 17.200 nadelig. Personeel, gesplitst: Een nieuwe adviseur begon in februari in plaats van april: twee maanden loon, € 12.000. Inhuur bij langdurig verzuim: € 10.000. Wat het zegt: de prijs is niet het probleem. De bezetting is gezakt doordat de nieuwe adviseur nog niet declarabel is en er iemand ziek is. De inhuur ving een deel van het werk op, maar niet de uren. Wat in de forecast gaat: de nieuwe adviseur haalt vanaf mei 60% bezetting en vanaf september 70%. De inhuur loopt door tot en met april. Het tarief van € 115 blijft. Het budget blijft staan.
Doe dit in je eigen bedrijf
Tot hier is alles gratis. Wat je voor je eigen bedrijf invult, bewaar je in Boldcaster.
- Naar Budget & forecast. Op Budget & forecast vul je eerst je budget in en stel je het vast met Budget vaststellen. Daarna verschijnt het tabblad Forecast, waar je bijwerkt wat je nu verwacht. Bij Actuals staan per regel Budget, Actuals en Verschil, en de lijn van Budget, Forecast en Actuals over het jaar. Na Budget herzien blijft Actuals standaard tegen het eerste volledige budget meten.
- Je zet de les klaar voor je team en ziet wie hem gedaan heeft.
- De quiz telt mee, en je ziet welke les hierna komt.
Vier weken gratis. Je komt direct in deze les uit.
Quiz
6 situaties. Je hebt er 5 van de 6 goed nodig. Opnieuw proberen kan altijd.
1.In april zegt een klant op die € 80.000 per jaar oplevert. Het budget is in december vastgesteld. Wat doe je?
2.Een bedrijf stelt zijn budget elke maand bij naar de laatste cijfers. In december klopt het precies. Wat is het probleem?
3.Begroot: 2.000 uur tegen € 100. Gerealiseerd: 1.800 uur tegen € 105. De omzet is € 11.000 lager. Hoe splits je dat?
4.Het MT stelt voor de omzet te begroten op vorig jaar plus vijftien procent. Welke vraag stel je eerst?
5.Het is oktober. Je forecast loopt tot 31 december. Waarom is dat een probleem?
6.In juni neem je een concurrent over met twintig mensen. Wat doe je met het budget?
Hier wordt niets bewaard. In de app telt de quiz mee voor je voortgang.
Lees hierna
- De hefbomen · Je kent de zeven hefbomen voor winst en cash, weet wat 1 procent of één dag bij jouw bedrijf oplevert, en kiest de hefboom waar je dit kwartaal aan trekt.
Weet je niet waar je moet beginnen? Doe de Groeiscan