Een rock heeft een begin, een eind en één naam erachter

Elk kwartaal zie ik hetzelfde gebeuren. Een founder zet met zijn team op een middag de plannen neer, iedereen gaat met energie naar huis, en in week drie belt de grootste klant met een probleem. In week zes weet niemand meer precies wat er ook alweer besloten was. Aan het eind van het kwartaal is overal een beetje aan gewerkt en is er weinig af.

Het plan was meestal prima en het team werkte hard. Het probleem zit in wat er op de lijst staat. Een kwartaalplan met twaalf punten is een takenlijst, en een takenlijst verliest het altijd van wat er vandaag binnenkomt.

Wat een rock is

Een rock is een kwartaalprioriteit: één uitkomst die aan het eind van het kwartaal af is, met één eigenaar. De naam komt uit Scaling Up en EOS. Wie een pot wil vullen met stenen, grind en zand, legt eerst de grote stenen erin, anders passen ze er niet meer bij. In Boldcaster heten rocks en OKR's samen prioriteiten.

Ik leg het verschil met gewoon werk meestal zo uit: een rock heeft een kop en een staart. Hij begint ergens en hij is ergens klaar. Werk zonder kop en staart is een operationeel proces, en dat volg je op je KPI-scorebord. Zes intakes per week doen is dus een KPI. "Elke nieuwe klant doorloopt dezelfde stappen, van eerste contact tot verlenging, en bij elke stap staat wie hem oppakt" is een rock. Als je hem af hebt, is je bedrijf blijvend anders.

Alle rocks van een jaar bij elkaar horen samen je jaarstrategie op te leveren. Zo voer je met je team echt een strategie uit, en kun je ook zien wie er achterloopt. Over het verschil tussen doelen halen en een strategie uitvoeren schreef ik eerder in je haalt je doelen, maar voer je ook een strategie uit?

Hoeveel er in een kwartaal passen

In een klein team zijn dat er drie, hooguit vijf. Met een volledig managementteam kom je tot vijf of zes, omdat er dan meer mensen zijn die er één kunnen dragen. Meer dan dat heb ik nog nergens zien werken.

Boldcaster blokkeert niets als je erover gaat. In een team van minder dan vijf mensen zet het scherm er boven de vijf prioriteiten een opmerking bij, in een groter team boven de zes. Dat gesprek voerde ik vroeger bij elke klant met de hand, en het hoort gewoon in de app te staan.

Eén eigenaar, ook als vijf mensen meewerken

"Dat pakken we samen op" is de zin waarmee de meeste kwartaaldoelen beginnen te sterven. Staat er "het salesteam" als eigenaar, dan kijkt in week zes niemand op van een achterstand.

Eén eigenaar betekent niet dat die persoon al het werk doet. Hij houdt het overzicht, verdeelt de taken, trekt aan de bel als het vastloopt en is degene die je in het weekoverleg aankijkt. In de app heeft elke prioriteit één eigenaar, met daaronder taken die elk hun eigen eigenaar en deadline hebben. Die taken staan vanzelf in de backlog van de Weeksprint, onder "Uit je prioriteiten". Je sleept ze naar de week waarin je ze oppakt, zodat het werk aan je rock elke week naast het gewone werk ligt.

Schrijf de finish op voordat je begint

"De website verbeteren" is een wens. Je weet nooit wanneer hij af is, dus is hij ook nooit te laat. Een rock schrijf je op als de situatie aan het eind van het kwartaal: "De nieuwe website staat live, de tien belangrijkste pagina's hebben nieuwe teksten en elk ingevuld contactformulier komt binnen in het CRM." Op 31 maart kun je daar ja of nee op zeggen.

Is iets te groot voor één kwartaal, knip het dan op. Een nieuwe vestiging openen past niet in dertien weken. De locatie kiezen en het huurcontract tekenen wel. Het volgende stuk wordt een rock voor het kwartaal erna.

In week zeven zie je wie achterloopt

Een rock die je pas in de laatste week bespreekt, kun je niet meer redden. Daarom legt Boldcaster bij elke prioriteit twee dingen naast elkaar: hoeveel er af is en hoeveel van het kwartaal er om is. Halverwege het kwartaal hoort een rock ongeveer op de helft te staan.

De voortgang komt uit de taken eronder. Een afgevinkte taak telt mee naar hoe groot je hem had ingeschat, dus een klus van een paar dagen weegt zwaarder dan een telefoontje. Zit je op de lijn of erboven, dan sta je op schema. Haal je minstens 80 procent van de lijn, dan vraagt de rock aandacht. Daaronder loop je achter. Het is dezelfde rekenregel als bij een KPI op het scorebord.

In week 7 van 13 is 54 procent van het kwartaal om. Staat de website dan op 60 procent, dan ligt hij op schema. Het intakeproces op 45 procent vraagt aandacht, en locatie en huurcontract op 20 procent lopen achter.

Daarmee verandert het gesprek. Je hoeft niet meer te vragen hoe het ermee staat, want je ziet het. De vraag in het weekoverleg wordt wat er nodig is om weer op schema te komen, en je hebt dan nog zes weken om er iets aan te doen.

Uit mijn eigen praktijk

Bij een klant stonden er na de eerste kwartaalsessie dertien rocks in de app. Het waren allemaal goede dingen: klanten begeleiden, de trainingen van het team inplannen, een handboek schrijven. Maar het meeste was het werk dat ze elke week al deden, en dat heeft geen eind. Aan dertien rocks zie je dan vooral dat je druk bent.

We hebben het lopende werk omgezet naar projecten en er drie rocks overgehouden die het bedrijf echt verder brengen. Het handboek werd een project met een subtaak per hoofdstuk. In Bold Pro en Bold Black kun je een rock sindsdien zelf omzetten naar een project. De taken, de reacties en de geschreven uren blijven gewoon hangen. Een project loopt door over de kwartalen heen, een rock hoort bij één kwartaal.

Wat me daarna opviel: het weekoverleg werd korter. Over drie rocks praat je in tien minuten. Over dertien praat je een uur en besluit je niets.

Je eerste drie

Pak je huidige lijst met kwartaaldoelen en zet achter elk punt één vraag: is dit ergens af? Wat geen eind heeft, gaat naar je scorebord of wordt een project. Uit wat overblijft kies je er drie, en bij elk schrijf je de finish en één naam.

De Groeiscan laat je in twaalf vragen zien waar je bedrijf nu staat, gratis en zonder gesprek. Wil je je eerste kwartaal samen met mij inrichten, met je eigen lijst op tafel, dan begin je bij de scale-up audit.