Elke dag dat je factuur openstaat, ben jij de bank van je klant

Ik ken weinig ondernemers die nog nooit op de donderdag voor de salarissen met een knoop in hun maag naar de bankapp hebben gekeken. De omzet loopt, de winst staat in de cijfers, en toch is het geld er niet. Meestal klopt de boekhouding gewoon. Het geld zit vast: bij je klanten, in werk dat nog niet gefactureerd is, of in voorraad op de plank.

Hoeveel geld dat is, en hoe lang het vastzit, meet je met de cash conversion cycle. Een lelijke naam voor een eenvoudige vraag: hoeveel dagen zitten er tussen het moment dat jij een euro uitgeeft en het moment dat hij terug is op je rekening?

Drie plekken waar je geld vastzit

Bij je klanten. Je hebt het werk gedaan en de factuur verstuurd, maar het geld staat er nog niet. Het aantal dagen dat een klant gemiddeld doet over betalen heet je debiteurendagen.

In je werk of je voorraad. Bij een groothandel ligt het op de plank. Bij een dienstverlener zit het in uren die al gemaakt zijn maar nog niet gefactureerd: onderhanden werk. Een project van drie maanden dat je pas bij oplevering factureert, is drie maanden salaris dat jij voorschiet.

Bij je leveranciers, de andere kant op. Hoe lang jij doet over het betalen van je eigen rekeningen. Die dagen werken in je voordeel, dus die trek je eraf.

De som is debiteurendagen plus voorraaddagen min crediteurendagen. Betalen je klanten in 45 dagen, ligt je voorraad 30 dagen en betaal jij je leveranciers in 30 dagen, dan zit elke euro 45 dagen vast. Anderhalve maand lang financier jij het bedrijf van je klant.

Reken met de btw, anders kijk je naar te veel dagen

Hier gaat het bij bijna iedereen mis die het zelf uitrekent. De debiteuren op je balans zijn inclusief btw, je omzet in de resultatenrekening is zonder. Deel je het een door het ander, dan tel je de btw mee als dagen. Klanten die in werkelijkheid in 37 dagen betalen, staan er dan op 45.

In Finance rekent Boldcaster daarom de omzet per dag inclusief btw: je omzet keer 1,21, gedeeld door 365. Bij crediteuren gaat het net zo met je inkoop. Daardoor kloppen de dagen met wat je klanten echt doen, en kun je ze naast je betalingstermijn leggen.

En dan het getal dat ertoe doet: wat levert één dag sneller innen op? Bij € 5 miljoen omzet is één dag omzet inclusief btw ongeveer € 16.600. Tien dagen sneller innen maakt dus ruim € 165.000 vrij, eenmalig, zonder dat je één klant extra hoeft te hebben. In Hefbomen zie je dat per knop uitgerekend op je eigen cijfers, met wat het doet met je cash, je winst en je bedrijfswaarde.

Uit mijn eigen praktijk

Een detacheerder waar ik mee werkte factureerde altijd achteraf. De uren van februari gingen half maart de deur uit, met een betaaltermijn van 60 dagen. Het geld kwam eind mei binnen: drie maanden voorfinanciering, elke maand opnieuw.

Hij is gaan vooruitfactureren. De uren van februari gingen eind januari de deur uit. Dat scheelde twee maanden, en op een jaaromzet van € 7 miljoen is twee maanden omzet bijna € 1,2 miljoen die eerder op de rekening staat. Dat geld hoefde hij niet meer bij de bank te lenen.

Bij een adviesbureau waar ik nu meebouw aan de processen hebben we hetzelfde gedaan, iets milder: 70 procent factureren bij opdracht, 30 procent bij oplevering. Klanten vinden dat normaal, zolang je het in de offerte zet en niet achteraf.

Drie knoppen die echt iets doen

1. Factureer eerder. Vooraf, in delen of per maand in plaats van per project. Dit is de grootste knop en hij kost je niets, behalve één keer het gesprek met je klant.
2. Factureer zo dat hij meteen betaald kan worden. Een factuur zonder inkoopnummer blijft dertig dagen bij de crediteurenadministratie van je klant liggen, en dat hoor je pas als je belt. Bij dat adviesbureau geldt het inkoopnummer van de klant daarom als akkoord op de offerte: geen handtekening nodig, en de factuur klopt in één keer. Bel een nieuwe klant na vijf dagen om te vragen of de factuur goed is aangekomen.
3. Kijk naar je verdienmodel. Een abonnement of een strippenkaart haalt het geld naar voren. Je wordt betaald voor wat je gaat doen in plaats van voor wat je al deed.

Je leveranciers later betalen kan ook, maar daar zou ik voorzichtig mee zijn. Een paar dagen extra levert weinig op en een goede leverancier ben je zo kwijt.

Zet het op je scorebord

Cash is een resultaat. Je stuurt het met wat ervoor zorgt, en debiteurendagen is daar de beste van. Zet hem als stuur-KPI op je KPI-scorebord, meet hem per maand en spreek een norm af, bijvoorbeeld je eigen betaaltermijn plus vijf dagen. Hoe resultaat-KPI's en stuur-KPI's samenhangen lees je in de KPI-hiërarchie.

Het werkt ook door in wat je bedrijf waard is. Een koper kijkt naar hoeveel werkkapitaal je nodig hebt om je omzet te draaien, en elke dag minder is geld dat hij niet hoeft mee te kopen. Meer daarover in wat is je bedrijf waard.

Waar begin je

Reken je dagen een keer uit met de cijfers van je laatste kwartaal, inclusief de btw. Ligt het getal ruim boven je betaaltermijn, dan weet je waar je eerste maand zit.

Wil je weten waar je bedrijf verder staat, doe dan de Groeiscan: twaalf vragen, gratis, en je ziet meteen waar je het eerst aan moet werken. Wil je het samen met mij doorlopen, met je eigen cijfers op tafel, dan is de scale-up audit de plek om te beginnen.