Finance · Organiseren tot Schalen
Je cijfers elke maand bespreken
Je houdt elke maand binnen tien werkdagen na afsluiten een cijferbespreking van een uur met een vaste agenda, en elke bespreking eindigt met besluiten met een eigenaar en een datum.
Handig om eerst te lezen: Je resultatenrekening lezen
Herken je dit?
- De cijfers over het eerste halfjaar kwamen in september binnen. Toen was het te laat om er nog iets mee te doen.
- Je boekhouder stuurt elk kwartaal een pdf. Je opent hem, ziet dat het resultaat positief is, en sluit hem weer.
- In het MT gaat het over de omzet. Over de marge, de liquide middelen of de debiteuren praat niemand.
- De personeelskosten liepen drie maanden boven budget voordat iemand het zag.
- Een klant staat al vier maanden open, en niemand weet wie hem had moeten bellen.
Voor wie en wanneer
Voor de ondernemer die zijn cijfers pas ziet als de jaarrekening klaar is of als de bank belt, en voor het MT dat stuurt op omzet zonder te weten wat er onderaan overblijft. Het wordt nodig in Organiseren, als je niet meer elke factuur zelf ziet. In Bewijzen is een half uur per maand met je boekhouder over banksaldo en debiteuren genoeg.
Het model
Cijfers helpen alleen als ze vers genoeg zijn om nog iets te veranderen. Sluit de maand daarom af binnen tien werkdagen: de bank afgeletterd, alle verkoop- en inkoopfacturen geboekt, en de overlopende posten verwerkt, zoals nog te factureren omzet, de reservering voor vakantiegeld en de afschrijvingen. Zonder die laatste stap schommelt het resultaat per maand alle kanten op en lees je ruis.
Daarna een bespreking van een uur, elke maand op hetzelfde moment, met een vaste agenda: het resultaat tegen budget, de kasstroom en de liquide middelen, de debiteuren, en de drie grootste afwijkingen. Een vaste agenda maakt de maanden vergelijkbaar en voorkomt dat het gesprek blijft hangen bij het getal dat toevallig opvalt.
Bespreek niet elke regel. Spreek een drempel af, bijvoorbeeld meer dan 5 procent én meer dan € 5.000 afwijking van budget, en kies daaruit de drie grootste. Per afwijking drie vragen: wat is de oorzaak, is het eenmalig of structureel, en wat doen we eraan. Wie de kostenpost of de omzet bezit, legt het uit.
Een cijferbespreking is af als er besluiten liggen, elk met een eigenaar en een datum, en als duidelijk is of de forecast voor de rest van het boekjaar bijgesteld moet worden. Hoe je een resultatenrekening leest staat in de les Je resultatenrekening lezen; hoe je een punt tot een besluit brengt in Problemen oplossen in plaats van bespreken.
De maandelijkse management review zoals controllers hem houden: budget naast actuals naast vorig jaar, met een toelichting op de grote afwijkingen. Uitgelegd door Sabrina Parsons (Palo Alto Software) en in Financial Intelligence for Entrepreneurs van Karen Berman en Joe Knight (2008).
Resultaat tegen budget
Omzet, brutomarge, personeelskosten, overige bedrijfskosten en EBITDA. De maand en het boekjaar tot en met deze maand, naast budget en naast vorig jaar.
Kasstroom en liquiditeit
De liquide middelen ultimo maand, de mutatie ten opzichte van vorige maand en waar die vandaan komt, en de verwachting voor de komende drie maanden, met de btw-afdracht en de ruimte in je krediet.
Debiteuren
De debiteurendagen en de ouderdom van de openstaande posten. Alles boven de zestig dagen bij naam, met wie belt en wanneer.
De drie grootste afwijkingen
Boven de drempel, de drie grootste in euro's. Per afwijking de oorzaak, eenmalig of structureel, en een actie met een eigenaar en een datum.
Valkuilen
Wachten op de perfecte cijfers
Een paar facturen ontbreken nog, dus de bespreking schuift een week op, en dan nog een. Bespreek de cijfers op de afgesproken dag. Een afwijking van een paar duizend euro verandert de besluiten zelden.
De boekhouder de bespreking laten leiden
De boekhouder legt uit hoe het geboekt is, en daarna gaat iedereen weg. De boekhouder levert de cijfers en beantwoordt vragen; jij of je financieel verantwoordelijke leidt, want de besluiten zijn van het MT.
Kijken en lezen
Hoe een maandelijkse review loopt: plan naast actuals naast de vorige periode, en wat je met de verschillen doet.
Bekijk op YouTubeHoe je een overzicht van budget naast actuals leest, en hoe je de afwijkingen kiest die het bespreken waard zijn.
Bekijk op YouTubeIn het Nederlands hoe je de liquide middelen vooruit rekent, het tweede agendapunt van de bespreking.
Bekijk op YouTubeVoor wie meer wil
Een controller met vijftien jaar ervaring over wat de maandafsluiting ophoudt, en waarom vijf tot tien dagen haalbaar is. Om samen met je boekhouder te kijken.
Bekijk op YouTubeLezen
Financial Intelligence for Entrepreneurs
Karen Berman en Joe Knight · 2008 · ISBN 9781422119150
Resultatenrekening, balans en kasstroom uitgelegd voor de ondernemer en niet voor de accountant, met de ratio's die je in een maandbespreking gebruikt. 284 bladzijden. Er is geen Nederlandse vertaling.
Bekijk het boekToepassen
- 1
1. Spreek de afsluiting af met je boekhouder
Uiterlijk de achtste werkdag na de maand staan de cijfers erin, inclusief de overlopende posten. Spreek af welke posten hij elke maand meeneemt, en wat er gebeurt als het niet lukt.
- 2
2. Zet de bespreking voor het hele jaar in de agenda
Rond de tiende werkdag, elke maand hetzelfde moment, een uur. Wie: de ondernemer, het MT of de financieel verantwoordelijke, en de boekhouder voor de eerste twintig minuten of de hele tijd.
- 3
3. Verdeel de voorbereiding
De boekhouder levert resultaat en balans. Wie de financiën doet, maakt het overzicht tegen budget, kiest de drie grootste afwijkingen en stuurt alles twee werkdagen vooraf rond. Wie debiteuren beheert, levert de ouderdomslijst. Elk MT-lid zoekt de oorzaak van een afwijking op zijn eigen gebied uit.
- 4
4. Leg de besluiten vast waar je ze terugvindt
Per besluit een eigenaar en een datum, op de plek waar het team zijn werk bijhoudt. De volgende bespreking begint met die lijst.
Voorbeelden
Om mee te nemen: de maandelijkse cijferbespreking (60 minuten)
Wie: de ondernemer of de financieel verantwoordelijke leidt, het MT, en de boekhouder. Vooraf klaar, uiterlijk de achtste werkdag: de maand is afgesloten met de overlopende posten; het overzicht resultaat tegen budget en vorig jaar, de liquiditeitsprognose, de ouderdomslijst debiteuren en de drie grootste afwijkingen met een eerste verklaring zijn twee werkdagen vooraf rondgestuurd. 0 tot 5: de besluiten van vorige maand. Wat is gedaan, wat niet, en waarom. 5 tot 20: resultaat tegen budget. Omzet, brutomarge, personeelskosten, overige bedrijfskosten en EBITDA, de maand en het boekjaar tot nu. Alleen wat boven de drempel ligt, wordt besproken. 20 tot 30: kasstroom en liquiditeit. Liquide middelen ultimo, de mutatie en waar die vandaan komt, de verwachting voor drie maanden, met btw en krediet. 30 tot 40: debiteuren. Debiteurendagen, en alles boven de zestig dagen bij naam: wie belt, wanneer. 40 tot 55: de drie grootste afwijkingen. Per afwijking oorzaak, eenmalig of structureel, en een actie met een eigenaar en een datum. 55 tot 60: de besluiten teruglezen, en de vraag of de forecast voor de rest van het boekjaar omhoog of omlaag moet. Na afloop ligt vast: elk besluit met een eigenaar en een datum, en of de forecast is bijgesteld.
Een technisch dienstverlener met 40 man
In maart lagen de personeelskosten € 18.000 boven budget. Bij het uitzoeken bleek dat twee zieke monteurs vervangen werden door ingehuurde krachten, terwijl het ziekengeld van de verzekeraar nog niet geboekt was. Eenmalig, en deels terug te halen. De controller zette de vordering op de verzekeraar in april erin, de operationeel manager kreeg de vraag om inhuur voortaan vooraf te melden. Zonder de bespreking was het pas bij de jaarrekening opgevallen.
Een webshop die groeide en krap kwam te zitten
De omzet lag 12 procent boven budget, en toch daalden de liquide middelen drie maanden achter elkaar. Het agendapunt kasstroom liet zien waarom: de inkoop voor het najaar was naar voren gehaald. Het MT besloot de tweede bestelling te splitsen en de kredietruimte vooraf met de bank te bespreken, in plaats van in november.
Doe dit in je eigen bedrijf
Tot hier is alles gratis. Wat je voor je eigen bedrijf invult, bewaar je in Boldcaster.
- Naar Actuals. Op het tabblad Actuals van Budget & forecast staat per maand wat je begrootte naast wat er gebeurde, met het verschil erbij. Dat is de basis van de bespreking: zet het scherm op tafel en loop de drie grootste afwijkingen langs.
- Je kijkt terug op een situatie uit je eigen werk. Wat je invult lees alleen jij.
- Je spreekt een datum met jezelf af, en op die dag vraagt de app hoe het ging.
- Je zet de les klaar voor je team en ziet wie hem gedaan heeft.
- De quiz telt mee, en je ziet welke les hierna komt.
Vier weken gratis. Je komt direct in deze les uit.
Quiz
6 situaties. Je hebt er 5 van de 6 goed nodig. Opnieuw proberen kan altijd.
1.Je boekhouder levert de maandcijfers meestal zes weken na het einde van de maand. Wat is de beste eerste stap?
2.In januari staat het resultaat ruim boven budget, in februari ver eronder. Er is niets bijzonders gebeurd. Wat is de waarschijnlijkste oorzaak?
3.Het overzicht tegen budget heeft veertig regels, en bij bijna allemaal staat een afwijking. Hoe besteed je de vijftien minuten voor de afwijkingen?
4.De omzet ligt drie maanden boven budget, maar de liquide middelen dalen. Welk agendapunt geeft het eerst antwoord?
5.De bespreking eindigt met 'we moeten beter op de debiteuren letten'. Wat ontbreekt er?
6.Na drie maanden blijkt dat de inkoopprijzen structureel 4 procent hoger liggen dan begroot. Wat doe je met het budget en de forecast?
Hier wordt niets bewaard. In de app telt de quiz mee voor je voortgang.
Weet je niet waar je moet beginnen? Doe de Groeiscan