Het probleem met Scaling Up

Ons platform is grotendeels op Scaling Up gebouwd, en dat zeg ik zonder aarzeling. De rocks, de KPI's, de prioriteiten, het idee dat een bedrijf een besturingssysteem nodig heeft om voorbij de chaos te groeien: het klopt, en het werkt. Maar er zit één probleem in Scaling Up dat bijna niemand hardop benoemt. En het is precies het onderdeel dat de meeste bedrijven na een jaar weer laat afhaken: het vergaderritme.

Waar Scaling Up briljant is

Laat ik beginnen met wat er wél klopt, want dat is het meeste. Scaling Up geeft je focus en een gemeenschappelijke taal. Rocks per kwartaal, KPI's die je wekelijks volgt, een handjevol prioriteiten dat iedereen kent. De kern van het idee, een bedrijf sturen op de paar dingen die er echt toe doen in plaats van op alles tegelijk, is goud. Daar is niets mis mee. Sterker nog, dat is precies waarom we het als fundament onder Boldcaster hebben gelegd.

Waar het misgaat: het vergaderritme

De prijs die Scaling Up vraagt, zit in de agenda. De daily huddle. De weekly meeting. De monthly. De quarterly. De 1-op-1's. De functioneringsgesprekken. Elk van die overleggen heeft een functie in het model: het is de plek waar de afstemming gebeurt, waar de cijfers samenkomen, waar het team op één lijn komt.

En zolang je klein bent, gaat dat prima. Maar bij groei loopt het aantal verplichte meetings op tot twintig, dertig uur per week voor je leidende mensen. Iedereen zit in overleg, niemand komt aan werken toe. Dit is waarom bedrijven Scaling Up "te zwaar" gaan vinden en het stilletjes loslaten. Niet omdat het model niet klopt, maar omdat het ritme onbetaalbaar wordt.

De aanname eronder

Het vergaderritme rust op één aanname: afstemming gebeurt in de meeting. De meeting is het mechanisme. Als je wilt dat het team op één lijn zit, moet je bij elkaar komen. Meer afstemming betekent dus meer meetings. In de tijd waarin Scaling Up is bedacht was dat ook waar, want er was geen andere plek waar het hele plaatje samenkwam.

Die aanname is niet langer waar. En dat verandert alles.

Wat er gebeurt als de afstemming in het systeem zit

Als strategie, rocks, KPI's, prioriteiten per persoon en status live zichtbaar zijn voor iedereen, verhuist de afstemming van de meeting naar het systeem. En dan gebeuren er twee dingen tegelijk die op het eerste gezicht niet samen kunnen.

Alle meetings worden optioneel. De daily, de weekly, de monthly, de 1-op-1, zelfs het functioneringsgesprek. Niet afgeschaft, optioneel. Want de informatie die je daar zou delen, staat er al. Je komt alleen nog bij elkaar als er iets is dat een gesprek écht waard is.

En tegelijk is er méér afstemming dan ooit. Zelfs meer dan mét het volledige vergaderritme. Want een meeting is een momentopname voor de mensen die toevallig in de kamer zitten. Zichtbaarheid is continu, en voor iedereen. Je stemt niet één keer per week af, je bént permanent afgestemd, ook met de teams waar je nooit een overleg mee hebt.

Dat is de kern. Je houdt alles wat Scaling Up je geeft, de focus, het ritme van rocks en KPI's, de gemeenschappelijke taal, en je haalt de kostenpost eruit. Sterker nog, je krijgt er meer afstemming voor terug, niet minder.

Wat er met elk overleg gebeurt

Loop de agenda van Scaling Up eens langs en kijk wat er van elk overleg overblijft.

De daily huddle wordt optioneel. Je ziet in realtime waar iedereen staat en of er iets op oranje of rood springt. Je hoeft niet elke ochtend bij elkaar te komen om dat te horen; je grijpt in waar het stoplicht erom vraagt.

De weekly en de monthly worden optioneel. De cijfers en de voortgang staan er al. Het overleg dat overblijft gaat niet over "waar staan we", maar over "wat doen we ermee". Korter, en voor wie het nodig heeft.

De 1-op-1 wordt optioneel. Niet meer het wekelijkse "hoe gaat het", maar een gesprek op het moment dat er iets speelt. Vaak waardevoller, juist omdat het niet meer verplicht in de agenda staat maar gebeurt wanneer het ertoe doet.

En het functioneringsgesprek, misschien wel het duidelijkste voorbeeld, wordt optioneel. In het klassieke model reconstrueer je één keer per jaar hoe iemand het heeft gedaan, uit je geheugen en een paar aantekeningen. In een systeem waar iemands doelen en resultaten het hele jaar zichtbaar waren, is die reconstructie overbodig. Het gesprek dat overblijft gaat niet meer over de cijfers, die ken je al, maar over de mens erachter en over groei. En het kan wanneer het nodig is, niet omdat de kalender het zegt.

Hoe dat er in de praktijk uitziet

Ik spreek veel ondernemers die dit al aanvoelen. Een directeur van een bedrijf waar elke medewerker meer dan zes ton omzet draait, zei het zo: "We hebben de luxe niet voor veel interne meetings. We houden het bij korte, individuele gesprekken over specifieke gevallen." Dat is geen tekort aan overleg, dat is een keuze. Alles wat informatie is, hoort in het systeem. Wat overblijft voor een gesprek is het echte probleem, kort en één op één.

In een ander bedrijf, een paar honderd man groot, zat het knelpunt bij de strategie. Die leefde in PowerPoint en een handvol losse dashboards. De directie was druk bezig met de plannen voor de komende jaren, maar die prioriteiten vertalen naar wat honderd mensen maandag moeten doen, dat lukte niet. Dus werd het besproken, en besproken, en nog eens besproken. Niet omdat ze graag vergaderen, maar omdat de strategie nergens stond waar de organisatie hem kon zien. Zet diezelfde strategie in het systeem, gekoppeld aan de rocks en KPI's van elk team, en de meeting om hem uit te leggen is niet meer nodig. Wil je preciezer weten wat er dan voor je statusoverleggen in de plaats komt, dan gaat minder vergaderen, beter sturen daar dieper op in.

De rekensom

Reken het eens door voor jezelf. Een bedrijf dat het volledige Scaling Up-ritme draait, zit al snel op twintig tot dertig uur meetings per week voor de mensen in leidende rollen. Hetzelfde bedrijf, met diezelfde rocks en KPI's maar zichtbaar in een systeem, komt uit op drie tot vijf uur: kwartaalbijsturing, af en toe een reflectie, coaching, en het incidentele gesprek over een echt probleem.

Dat is vijftien tot vijfentwintig uur per persoon per week die terugvloeit naar echt werk. Je levert niets van Scaling Up in. Je haalt er alleen de verplichte overleggen uit, en je krijgt er meer afstemming voor terug.